Сущность и значение бухгалтерских документов

Значение бухгалтерских документов

Сущность и значение бухгалтерских документов

Раскрывая этот вопроса необходимо усвоить значение бухгалтерских документов, правила их заполнения, исправления в них ошибок, проверки и обработки.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Документация широко используется с управлением хозяйственной деятельностью предприятий. На основании документов осуществляется контроль за сохранностью имущества, за соблюдением законности и целесообразности хозяйственных операций. Без документов невозможно ведение бухгалтерского учета.

Документооборот — это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Бухгалтерским документом, называется письменное свидетельство, которое дает право на совершение хозяйственной операции или подтверждает, что операция совершена.

Чтобы документы достаточно полно раскрывали хозяйственные операции и имели юридическую силу, они должны иметь определенные сведения и быть надлежащим образом оформлены. Показатели документов, характеризующие хозяйственные операции, называются реквизитами. Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательными называются такие реквизиты, без заполнения которых документ считается недействительным.

В свою очередь каждая группа делится на подгруппы. По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительными называются документы, которые дают распоряжение или приказ на совершение операции. К ним относятся приказы о принятии работу,     распоряжение о проведении инвентаризации, доверенность на получение товаров и т.д.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают, операция совершена. Документы бухгалтерского оформления составляются счетными   работниками. Комбинированные документы содержат признаки распорядительного и исполнительного документа.

По месту составления документы   делятся   на   внутренние   документы   и   обращаются   внутри предприятия. К ним относятся кассовые ордера, накладные на внутреннее перемещение, платежные ведомости.

Внешние документы поступают от других предприятий или направляются из   данного   предприятия   на другие, способу отражения операции   документы   бывают   первичные   и своди Первичный документ составляется в момент совершения операции.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников, того, насколько   профессионально ведется документация,   зависит успех управленческой деятельности в целом.

По способу составления документы делятся на составленные вручную частично или полностью автоматизированным способом.

Бухгалтерские документы должны поступать в бухгалтерию для записей хозяйственных операций на счета, бухгалтерского учета. Порядок и срок передачи документов для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Документооборот — это движение документов от момента составления момента их передачи в архив.

Поступившие документы бухгалтер принимает, проверяет и обрабатывает.

После проверки производится бухгалтерская обработка документов. Под бухгалтерской обработкой понимается подготовка документов для записи на счетах.

Контроль за оформлением, обработкой и хранением документов возложен на главного бухгалтера.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Источник: http://buhuchet1.ru/Buh_uchet/Zad_buh_uchet/Znach_buh_doc/index.html

Бухгалтерские документы

Сущность и значение бухгалтерских документов

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

  1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
  2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
  3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
  4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета.

Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы.

Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи, накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях, кассовых ордерах, банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам.

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете.

Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов.

То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

  • наименование и дата составления бланка;
  • реквизиты хозяйственного субъекта;
  • содержание операции и ее характеристики в денежном и количественном выражении;
  • подписи ответственных лиц.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико.

Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы.

На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика.

Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом, иные кассовые и банковские документы.

Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

  • прием или оформление;
  • обработка;
  • хранение;
  • передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы.

При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы.

Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)

Источник: https://spmag.ru/articles/buhgalterskie-dokumenty

Документация, ее сущность и значение

Сущность и значение бухгалтерских документов

Основой осуществления бухгалтерского учета в организации является соответствующая технологическому процессу схема движения документов.

Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесении полученных данных в документ (заполнение его реквизитов).

Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет.

Первичный учет — это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах, которые являются при этом не только средством оформления всех хозяйственных операций, но и одновременно и материальными носителями первичной информации.

Сбор исходных первичных данных и заполнение документов — трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-экономической работы. Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом. Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация.

Документация — один из элементов метода бухгалтерского учета, является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.

Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство на право совершение, или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Бланк документа — это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями. Кроме бланков документов, носителями учетной информации служат дискеты и диски при их обработке на ПЭВМ. Они используются в зависимости от средств автоматизации, которые применяются в организации.

Значение документации в работе организаций не ограничивается тем, что она:

· служит средством обоснования учетных записей;

· имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью;

· выполняют контрольную функцию, т.е. посредством документации контролируется правильность совершенных операций, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их;

· правовое (юридическое) значение документации.

Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данной организацией и другими органами и лицами.

Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств;

· выполняют аналитическую функцию, т.е. ведется текущий анализ выполняемой работы.

, структура документов и требования, предъявляемые к ним

Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты.

Реквизиты (лат. requisitum — нужное, требуемое, необходимое) — это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Каждый документ имеет так называемые специальные реквизиты, основное назначение которых — индивидуализация хозяйственных операций.

Главный реквизит заголовочной части — это название документа (приходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и др.), которое печатается на бланке.

Содержательная часть документа бывает табличной или текстовой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристик описываемого объекта.

Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета. Графы таблиц нумеруются. В содержательной части отражается сущность документа.

В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при заполнении документа.

Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

· наименование, номер документа;

· дата и место составления документа (число, месяц, год);

· содержание и основание совершения хозяйственной операции;

· стоимостные и натуральные измерители;

· наименование и адреса сторон, принимающих участие в хозяйственных операциях или сделках (фирма, юридическое лицо);

· должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером.

Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными кодами (электронные подписи).

Учетные документы составляются от руки или автоматизированным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях. Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

К составлению документов предъявляются определенные требования.

Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и недоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, ПЭВМ. Дата составления указывается: число цифрой, а месяц — прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что заверяется подписями тех же лиц.

Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности.

Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др.

Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.

Источник: https://studopedia.org/5-68410.html

1. Сущность и значение документов

Сущность и значение бухгалтерских документов

Порядок составлениядокументов определен ФедеральнымЗаконом «О бухгалтерском учете» в ст.9и «Положением о документах и документооборотев бухгалтерском учете», утвержденнымприказом Минфина СССР №105 от 29 июля1983г.

Документы– это письменное распоряжение насовершение хозяйственной операции илиписьменное подтверждение фактаосуществления операции.

Документы являютсяисточником учетной экономическойинформации, используемой в управлении,контроле и анализе хозяйственнойдеятельности, обеспечивают сохранностьсобственности, имеют правовое июридическое значение, являются письменнымидоказательствами при спорах.

Разрабатываютформы первичных учетных документовГоскомстат, Госстрой, Минтруда и ЦБ РФ.

Показатели изначения в унифицированных формах ворганизации не должны меняться, онимогут дополняться по необходимости.

Кассовые и банковскиедокументы изменению не подлежат.

Многообразнаяфинансово-хозяй­ственная деятельностьорганизации требует различных видовдокументов. Для правильного применениябухгалтерских документов необходимаих научная классификация.

Под классификациейдокументов понимаютих группировку по определенным признакам.Основные признаки, по которымклассифицируются бухгалтерскиедокументы, и виды документов представленыв таблице 1.

По назначениюдокументы подразделяются нараспорядительные, оправдательные,бухгалтерского оформления и комбинированные.

Таблица 1

Классификациядокументов

ПризнакиклассификацииВиды документовХарактеристикаПримеры
1. по назначениюа) организационно-распорядительныеотражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью— приказ- чек- доверенность
б) оправдательные (исполнительные)подтверждают совершение хозяйственного факта— накладная- приходный кассовый ордер- расходныйкассовый ордер-товарно-транспортнаянакладная
в) бухгалтерскогооформленияне имеют самостоятельного значения, прилагаются к распорядительным или оправдательным документам;используются для систематизации учетных записей— калькуляция- распределительная ведомость- бухгалтерская справка
г) комбинированныесочетают свойства распорядительных, оправдательных документов и бухгалтерского оформления;упрощают учетную обработку и количество документов— платежная ведомость- лимитно-заборная карта
2. по степениобобщенияа) первичныевпервые отражают совершившиеся хозяйственные факты— акт- квитанция- расписка
б) вторичные(сводные)составляются на основе первичных документов, обобщая данные и группируя хозяйственные явления— калькуляция- авансовый отчет
3. по способуохватаинформацииа) разовыеотражают одну хозяйственную операцию— приходный кассовый ордер- требование на выдачу материалов
б) накопительныеотражают однородные операции, совершенные в разное время и периодически повторяющиеся— лимитно-заборная карта- наряд
4. по местусоставленияа) внутренниесоставляют и исполняют в данной организации— платежная ведомость- табель
б) внешниесоставляют в других организациях— платежное поручение
5. по количествуучетныхпозицийа) однострочныесодержат одну позицию.— наряд
б) многострочныесодержат несколько позиций и наименований— товарно-транспортнаянакладная

Распорядительныминазываются такие документы, которыесодержат распоряжение о выполнении тойили иной хозяйственной операции. Ихосновное назначение — передача указанийруководящих работников непосредственнымисполнителям.

Многие операции совершаютсятолько при наличии соответствующегораспорядительного документа. К числураспорядительных документов относятсяприказы, распоряжения, записи о приемеи увольнении с работы, об отпуске.

Этидокументы еще не содержат в себеподтверждения фактов совершенияопераций, поэтому сами по себе они немогут служить основанием для отраженияопераций в учете.

Оправдательными(или исполнительными)называются документы, оформляющие ужепроизведенные операции. Они составляютсяв момент совершения операций и подтверждаютфакт выполнения приказа или распоряжения.Например, расчетные ведомости позаработной плате, накладные, акты,счета-фактуры, квитанции, свидетельствующиео приеме ценностей, и многие другие.

Документамибухгалтерского оформленияназываются такие документы, которыесоздаются аппаратом бухгалтерии дляподготовки учетных записей, а также дляоблегчения, сокращения и упрощенияпоследних. Документы бухгалтерскогооформления составляют в бухгалтериина основании ранее оформленныхраспорядительных и оправдательныхдокументов.

Они предназначены дляотражения бухгалтерских записей вучетных регистрах с целью ускоренияучетного процесса. В этих документахнет распоряжения на проведениехозяйственной операции и нет подтвержденияфакта ее совершения. Например, расчетсуммы претензии по иску, расчет износаосновных средств и нематериальныхактивов, расчеты товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформленияотносятся также бухгалтерские справки.Они составляются в тех случаях, когданужно перенести сумму с одного счетана другой, оформить закрытие счета,исправить ошибки, допущенные в учетныхзаписях, и т.п.

Необходимость в этомвозникает довольно часто, и поэтомусправки такого рода в бухгалтерскойпрактике весьма распространены.

Комбинированныминазываются такие документы, которыесочетают признаки нескольких видовдокументов: распорядительных иоправдательных, оправдательных идокументов бухгалтерского оформленияи т.д.

Они служат одновременно ираспоряжением о выполнении даннойоперации, и оправданием ее выполнения,фиксируют совершенную операцию и в тоже время содержат указание о порядкеотражения ее в счетах.

Например, приходныеи расходные кассовые ордера, авансовыеотчеты подотчетных лиц, требования наотпуск материалов, лимитно-заборныекарты, расчетно-платежные ведомости,объявления о взносе наличных денежныхсредств на расчетный счет и т.д.

Сочетаниев одном документе признаков несколькихвидов документов упрощает их учетнуюобработку, сокращает количестводокументов и затраты на их приобретение.Комбинированные документы составляютдля уменьшения числа документов похозяйственным операциям, которыеповторяются в организации многократнов течение короткого периода.

По способу(порядку составления)различают первичные и сводные документы.

Первичныминазываются документы, которые отражаютвсе хозяйственные операции непосредственнов момент их совершения. Они являютсяпервым формальным доказательствомтого, что данные операции действительновыполнены.

К первичным документамотносятся кассовые приходные и расходныеордера, накладные, приемо-сдаточныеакты, наряды, квитанции и т.п. Примеромпервичного документа может также служитьприходный ордер.

Он составляется припоступлении материалов на склад исвидетельствует о выполнении кладовщикомданного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называютсядокументы, составляемые на основепервичных документов. В них отражаютсяоперации, ранее уже оформленныесоответствующими первичными документами.Составление вторичных документовнапрямую не связано с хозяйственнымиоперациями, в них лишь регистрируютсяэти операции по данным первичныхдокументов.

Сводные документы позволяютуменьшить количество записей в счетахбухгалтерского учета. К сводным документамотносятся разработочные таблицы,группировочные ведомости, ведомостираспределения расходов, отчеты (ведомости)о движении продуктов и материалов,авансовый отчет и др.

Авансовый отчетзаполняется на основании первичныхдокументов, где указываются все расходы,произведенные подотчетным лицом. Кчислу сводных документов относятсятакже расчетно-платежные ведомости позаработной плате или ведомости выпускаготовой продукции, различные внутренниеотчеты (например, отчет о движенииматериальных ценностей по складу) и др.

Все эти документы обязательно содержатдополнительные данные, помимо тех,которые имеются в первичных документах,явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы служат, во-первых,для объединения данных первичныхдокументов и получения укрупненныхпоказателей и, во-вторых, для группировкиданных первичных документов с цельюполучения дополнительных сведений обучитываемых операциях и отражения этихопераций в новом разрезе. Следовательно,сводные документы используются каксредство обработки исходных данных обоперациях.

По способуотраженияхозяйственных операций документыделятся на разовые и накопительные.

Разовые документыотражают одну или одновременно несколькохозяйственных операций. Отличительнаячерта этих документов — сразу же послесоставления они передаются в бухгалтериюи могут служить основанием длябухгалтерских записей. Например,приходный ордер по материалам, калькуляции,накладные, приемо-сдаточные акты,кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительныедокументы служат для оформленияоднородных операций, совершаемых напредприятии в разное время (за неделю,декаду, полмесяца).

Их составляют с цельюуменьшения числа выписываемых документовпо тем операциям, которые производятсяна предприятии многократно в течениекороткого времени.

Например, дневнойзаборный лист на отпуск сырья, лицевыесчета по заработной плате, табель учетарабочего времени, ведомость выполненныхработ и т.п.

По месту составлениядокументы делят на внутренние и внешние.

Внутренниедокументысоставляют внутри предприятия. Имиоформляются хозяйственные операции,совершаемые только внутри предприятия.Эти документы не выходят за пределыпредприятия, например, расчетно-платежныеведомости, приходные и расходные кассовыеордера и др.

Внешниедокументы составляют вне данногопредприятия, ими оформляются операции,осуществляемые между предприятиями.Например, счета, накладные, счета-фактурыконтрагентов.

Отдельные внутренниедокументы в результате совершаемыххозяйственных операций становятсявнешними, например, денежные чеки,платежные поручения.

https://www.youtube.com/watch?v=3ZVynKsaEow

При заполнениивнутренних документов достаточноуказать только обязательные реквизиты,а при составлении внешних документовнеобходимо еще добавить дополнительныереквизиты документов для полнотыхарактеристики хозяйственной операции.

По качественнымпризнакамдокументы могут быть полноценнымии неполноценными.Полноценным является такой документ,который составлен по установленнойформе, имеет все обязательные реквизитыи правильно отражает действительносовершенную и законную хозяйственнуюоперацию.

Документ, неудовлетворяющий этим требованиям,является неполноценным.

По степенииспользования средств вычислительнойтехники приоформлении документов их подразделяютна документы, заполняемые вручную,частично заполненные на машинах (т.е.документы, составленные на фирменныхбланках) и полностью выполненные намашинах (расчетно-платежная ведомость,накладная, счет-фактура, инвентаризационнаяопись и т.д.).

Составлениедокументов является трудоемким процессом.Использование персональных компьютеровв бухгалтерском учете дает возможностьзаполнять документы полностью намашинах, что повышает производительностьтруда, способствует его научнойорганизации.

Для правильнойорганизации бухгалтерского учета исвоевременного отражения хозяйственныхопераций на счетах необходимо строгособлюдать требования по составлениюдокументов.

Источник: https://studfiles.net/preview/5025274/page:22/

6. Документация, ее сущность и значение. Порядок составления, приемки и проверки бухгалтерских документов

Сущность и значение бухгалтерских документов

Основнымспособом первичного отражения и контролявсех хо­зяйственных операций являетсядокументация.Составление пер­вичных документовявляется начальной стадией бухгалтерскогоучета. Все дальнейшие записи в учетныхрегистрах производятся на осно­веправильно оформленных первичныхдокументов.

Документ(лат. documentum— свидетельство, доказательство) — этописьменное свидетельство на правосовершениеили подтверж­дение действительногоосуществления хозяйственной операции,в котором заполнены необходимыереквизиты.

Бланкдокумента — это носитель информации снанесенными на него постояннымисведениями. Кроме бланков документовносителями учетнойинформации служат дискеты, диски приих обработке на персональном компьютере(ПК). Они используются в зависимости отсредств автоматизации, которые применяютсяв организации.

В усло­вияхавтоматизированной подготовки документови их обработки необ­ходимо изготавливатькопии документов на бумажном носителе.Бух­галтерские документы необходимыдля обоснования непрерывно совершающихсяхозяйственных операций, а также длядостоверности, объективности и точности,получаемых в учете показателей.

Ониявляются важным средством контроля засохранностью и правиль­ным использованиемресурсов. С помощью документов наблюдаютза действиями материально ответственныхлиц, выявляют и предупреж­дают потерии недостачи, непроизводительные расходы,хищение и бесхозяйственность.

Документация— основа для проведения доку­ментальныхревизий.

Бухгалтерскиедокументы имеют юридическую доказательнуюсилу, приобретают важное правовоезначение при решении споров междуорганизациями и лицами.

Условнодокумент можно разделить на части,основными из кото­рых являются:заголовочная, содержательная, оформляющая.В каж­дой из частей документа отражаютсясоответствующие реквизиты, т.е. реквизиты— это отдельные показатели (сведения),отражае­мые в документе и имеющиесамостоятельное значение. Реквизит(лат. requisitum— нужное, требуемое, необходимое).

Главнейшийреквизит заголовочной части — этоназвание доку­мента (акт приема-передачиосновных средств, приходный кассовыйордер, лимитно-заборная карта и др.),которое печатается на бланке.

Содержательнаячасть документа бывает табличной илитексто­вой. К табличной относятсяреквизиты-признаки и реквизиты-осно­вания.Реквизиты-признаки включают заголовкитаблиц, граф и строк и предназначеныдля характеристик описываемого объекта.Рекви­зиты-основания предназначеныдля количественной характеристи­киобъекта учета.

Реквизиты-признаки могутбыть постоянными, пе­ременными исмешанными (состоящими из постояннойи переменной части). Постоянные печатаютсяпри изготовлении бланков документов,а переменные фиксируются на бланке впроцессе его заполнения. Графы таблицнумеруются. Для контроля втаблично-содержательной части отводятсяспециальные графы для записи кот рольныхчисел.

В содержательной части отражаетсясущность документа.

Воформляющей части документа отражаетсядата составления документа, утверждения,согласования, визы, наименованиедолжно­стных лиц, подписавших документы,личные подписи и их расшиф­ровка, принеобходимости печать. Предусматриваетсяместо для за­писи основанияисправления ошибок, допущенных призаполнении документа.

Каждыйбухгалтерский документ должен иметьследующие обя­зательные реквизиты:

  • название (наименование) и номер документа;

  • дата и место составления документа;

  • наименование организации, где и от имени которой составлен документ;

  • содержание хозяйственной операции и основание для ее со­вершения;

  • измерители операции (единицы измерения), применяемые в учете;

  • подписи лиц, ответственных за совершение операции и офор­мление документа и их расшифровка.

Привыписке документов на компьютере подписимогут быть за­менены личными кодами(электронные подписи). Машинные носи­телиинформации должны содержать отличительныйзнак для индетификации лиц, оформившихэти подписи.

Вседокументы денежного, материального,имущественного, расчетно-кредитногохарактера должны быть подписаныруководите­лем организации и главнымбухгалтером. Документы, оформляющиеприем и выдачу материальных ценностейи денежных средств (кас­совые ордера,лимитно-заборные карты, товарные итоварно-транс­портные накладные идр.) должны содержать подписи лиц,получив­ших и отпустивших эти ценности.

Переченьлиц, имеющих право подписи первичныхучетных доку­ментов, согласовываетсяс главным бухгалтером. Учетныедокументы составляются от руки илиавтоматизирован­ным способом наспециально заготовленных бланках.Бланки доку­ментов печатаютсятипографским способом и содержат графы,в кото­рые заносят сведения охозяйственных операциях.

Ксоставлению документов предъявляютсяопределенные тре­бования. Все документыдолжны оформляться своевременно вмо­мент совершения операции (илинепосредственно после ее совер­шения),качественно, содержать достоверныеданные и обязательные реквизиты,аккуратно, разборчиво, без подчисток,по­марок и неоговоренных исправлений.Свободные строки в первич­ных документахобязательно прочеркиваются.

Выписыватьдоку­менты разрешается чернилами илишариковыми пастами синего, фиолетовогоили черного цвета вручную, на пишущихустройствах, ПК. Дата составленияуказывается: число цифрой, а месяц —про­писью. В денежных банковскихдокументах сумма указывается цифрамии прописью с заглавной буквы.

Отдельныедокументы в соответствии с действующиминормативными положениями относятся кбланкам с определенной степенью защиты.Такиеформы (бланки) документов изготавливаютсятипографским спо­собом с обязательнымпроставлением номера и серии. К нимотно­сятся товарно-транспортныенакладные, товарные накладные, при­ходныекассовые ордера и др.

Учет таких бланковведется в приходно-расходной книге,которая нумеруется, скрепляется печа­тьюи подписывается руководителем и главнымбухгалтером.

Регистрацияхозяйственных операций обязательнооформляется соответствующими документами.

Организации имеют право само­стоятельноразрабатывать и утверждать первичныеучетные доку­менты, которые должнысодержать обязательные реквизиты.Внесе­ние исправлений в кассовые ибанковские документы не допускается.

В остальные документы можно внестиисправления лишь по согла­сованию сучастниками хозяйственных операций,что заверяется подписями тех же лиц.

Ответственностьза достоверность содержащихся вдокументах данных, а также за качественноеих составление и передачу в уста­новленныесроки для дальнейшей обработки несутдолжностные лица, подписавшие этотдокумент.

Документооборот— это движение документа от моментаего составления через все стадии учетнойобработки до передачи на хранение.

Сцелью рациональной организациибухгалтерского учета в орга­низациидолжен разрабатываться план-графикдокументооборота, ко­торый утверждаетсяее руководителем и является обязательнымдля всех работников, связанных соформлением документов.

В плане- графикеуказываются: назначение каждой формыдокумента, сроки сдачи в бухгалтерию,обработки их в бухгалтерии, записи вучетные регистры и др., т.е.

план-графикдокументооборота предусматриваетнеобходимый порядок движение документови равномерную нагрузку не только учетногоаппарата, но и всех других работников,связан­ных с первичным учетом.

Правильнаяорганизация документооборота имеетбольшое значе­ние для всей бухгалтерскойработы. Преобладающая часть докумен­товв организациях составляется вподразделениях (цехах, участках) и лица,оформляющие документы, иногда не имеютдостаточной спе­циальной подготовки.

Поэтому важную роль играет инструктажра­ботников о порядке составления ипрохождения документов. План- графикдокументооборота составляет главныйбухгалтер и контроль за его выполнениемтакже возлагается на главного бухгалтера.Учетная обработка документов в бухгалтерииосуществляется следующим образом.

Поступившие в бухгалтерию документыдолж­ны быть всесторонне провереныс трех позиций:

  • по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполне­ния реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бух­галтером подлинности подписей лиц, составивших документ; установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или не­правильно сделанных исправлений и т.д.

  • проверить документ по существу. Это значит выяснить соот­ветствие хозяйственных операций в документе действующе­му законодательству, т.е. ее законность и хозяйственную це­лесообразность. Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

  • подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правиль­ность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Неправильноили неполно составленные документывозвраща­ются для выяснения,дополнительного оформления илипересоставления.

В случае обнаруженияподделки каких-либо реквизитов илидругих злоупотреблений, эти документыне возвращаются предста­вившим ихработникам, а оставляются в бухгалтериидля выясне­ния и привлечения виновныхк ответственности.

Все факты зло­употребленийи нарушений в оформлении документовглавный бухгалтер обязан доводить досведения руководителя организа­ции.

Проверенныеи принятые бухгалтерией документыподвергают­ся обработке, котораясостоит из следующих этапов:

  • таксировки;

  • группировки;

  • контировки (проставлении корреспонденции счетов).

Таксировка— это определение денежной оценкихозяйствен­ных операций, зафиксированныхв документе. Многие поступившие вбухгалтерию документы имеют тольконатуральные показатели, поэтому ихнеобходимо перевести в денежныйизмеритель.

Группировка— предусматривает объединение документовпо однородным признакам и за определенныйпериод. Ее целью явля­ется подготовкасводных данных за какой либо период.Например, кассовые документы группируютсяза каждый день по приходу и расходу, чтонаходит отражение в отчете кассира.

Контировка— это указание в документе взаимосвязимежду счетами, она обозначается на самихдокументах проставлением кор­респонденциисчетов исходя из содержания хозяйственныхопера­ций. После проставлениякорреспонденции счетов документыис­пользуются для записи операций посчетам в учетные регистры.

Внедрениев практику учетной работы организацийперсональ­ных компьютеров вноситсоответствующие изменения в организа­циюих документооборота.

Компьютернаятехнология формирования, обработки ипередачи учетной информации позволяетобеспечить на каждом этапе документооборотане только текущий и последующий ееконтроль, но и что очень важно, —предварительный.

Доку­ментооборот вусловиях применения ПК позволяетрасширить воз­можности использованияучетной информации и обеспечить ихнад­лежащую сохранность. Послесоставления бухгалтерской отчетностипервичные доку­менты передаются нахранение.

Время хранения документовопре­делено специальным перечнем, вкотором по конкретным видам до­кументовустановлены сроки хранения. Так, годовыебухгалтерские отчеты хранятся постоянно,лицевые счета работников по начисле­ниюзаработной платы — 75 лет, кассовые ибанковские документы, а также наряды,табели, акты — 3 года и т.д.

Документыпостоянного хранения передаются введомственные и государственные архивы(годовые балансы и отчеты, кни­га, лицевые счета рабочих ислужащих, паспорта зданий, сооруже­ний,оборудования).

Вслучаях реорганизации или ликвидацииорганизации государ­ственной формысобственности ее документы переходятк право­преемнику, а если его нет —документы сдаются на государственноехранение. При ликвидации или банкротствеорганизаций негосу­дарственной формысобственности сохранность их документовдол­жна быть обеспечена органом,зарегистрировавшим их устав.

Изъятиедокументов у организации можетпроизводиться только на основаниипостановлений органов дознания и судов.Изъятие офор­мляется актом, копиякоторого вручается под распискусоответству­ющему должностному лицуорганизации.

Сразрешения и в присутствии представителейорганов, произво­дящих изъятие, главныйбухгалтер (или другое должностное лицо)может снять копии с изымаемых документовс указанием основа­ний и даты ихизъятия.

Обеспечениесохранности документов и форм отчетности,а так­же документооборота возложенона руководителя организации.

Источник: https://studfiles.net/preview/5612359/page:3/

Страж закона
Добавить комментарий