Реестр справок 2 НДФЛ

Созданиеотчета 2 НДФЛ для предприятий, у которых несколько подразделений

Реестр справок 2 НДФЛ

Созданиеотчета 2 НДФЛ для предприятий, у которых несколько подразделений.

Краткое содержание инструкции:
1. Изменение ОКТМО и КПП в собственной организации.
2. Создание отчета 2 НДФЛ.
3. Приложение 1 (условия подготовки отчета).
4. Приложение 2 (занесение перечисленного налога).

        Передсозданием отчета 2-НДФЛ, в программе необходимо указать перечисленный налог. Как это сделать смотрите в Приложении 2.

Изменение ОКТМО и КПП в собственной организации

  1. Зайдите в меню Сервис / Собственная организация.
  2. На вкладке «Наименование» в поле КПП измените значение (если это необходимо).
  3. Далее переключитесь на вкладку «Коды» в поле ОКТМО измените значение.
  4. Нажмите «Сохранить».
  5. Выделите в списке жирным шрифтом сотрудников, которые работают в другом подразделении.
  6. Создание отчета 2 НДФЛ

    1. Выберите пункт главного меню Отчеты / 2-НДФЛ в электронном виде
    2. Заполните стандартные поля условий подготовки отчета.

      Ввод стандартных условий подготовки отчета рассмотрен в Приложении 1

    3. Нажмите кнопку «Ok».

      Программа начнет обработку данных тех физических лиц, которые были выбраны для отчета

      • Сначала программа выдаст сообщение «Проверять карточки перед формированием отчета», нажмите «Да»
      • Если программа выдаст протокол ошибок, то исправьте их и заново сформируйте отчет
      • Если личных карточек с ошибками нет, то программа выдаст сообщение «Проверка прошла успешно»
      • После успешной проверки программа выведет на экран «Реестр сведений о доходах физических лиц» за отчетный год. Структура реестра соответствует требованиям налоговых органов. Напечатайте реестр
    4. Нажмите кнопку «Выход». Программа предложит записать сформированный файл. По умолчанию, запись файла производится на дискету (диск a:\). Если запись на дискету вас не устраивает, нажмите кнопку «Изменить путь записи» и выберите диск, на который хотите произвести запись файла
    5. Нажмите кнопку «Записать». Программа сообщит об успешной записи файла

    Приложение 1
    Условия подготовки отчета

    Для формирования отчета необходимо выбрать условия его подготовки.

    Стандартные условия подготовки отчета (Рис. 1):

    1. Панель Выбор лиц предназначена для ограничения списка лиц, на которых будет составлен отчет:
      • Первая позиция Только отмеченных выбирает из списка лиц, отмеченных жирным шрифтом
      • Напоминаем, что выборка физических лиц в списке производится клавишей Insert
      • Позиция выбора одного сотрудника из списка при нажатии на стрелку в окошке открывает весь список физических лиц. Отметка курсором нужной для отчета Личной карточки подставляет фамилию в окно выбора, отчет будет сформирован только для сотрудника с выбранной фамилией
      • Позиция Отдел № позволит выбирать из списка работников только одного отдела
      • Позиция Всех соберет в отчете всех лиц, занесенных в список независимо от любых отметок

      Выбранное в панели условие помечается точкой в одной из четырех возможных позиций. Для переназначения условия кликните левой клавишей на другом условии. Точка должна переместиться на новую позицию.

      Рис. 1. Экранная форма выбора условий подготовки отчета

    2. Панель Дата составления автоматически заполняется текущей датой, считанной с системных часов компьютера. Ее значение подставляется в печатную форму иможет быть недоступно там для редактирования. Поэтому, если текущая дата вас не устраивает, смените ее вводом с клавиатуры или пользуясь прикрепленным календарем
    3. Панель Нумерация справок в реестре:
      • Вновь, начиная с: определяет, с какого номера будет начинаться в реестре список физических лиц, входящих в отчет
      • По справочнику номеров справок 2-НДФЛ: нумерует сотрудников в реестре согласно номеру справки (используется, в основном, при создании корректирующих сведений)в справочнике, который предварительно заполняется через пункт главного меню Сервис/Справочники/Справочник номеров справок 2-НДФЛ)

    4. Панель Идентификационный номер файла Регламентированные отчеты нумеруются с начала года. Номер указывается с клавиатуры или с помощью стрелок счетчика справа от окошка ввода
    5. Признак удержания НДФЛ
      • «Полностью удержан налог (признак 1) – п.2 ст. 230 НК». Означает, что у сотрудников исчисленный налог совпадает с удержанным
      • «Невозможность удержать налог (признак 2) – п.5 ст. 266 НК». Означает, что у сотрудников исчисленный налог не совпадает с удержанным

    Приложение 2
    Занесение перечисленного налога

    Для указания перечисленного налога в программе «Арча» нужно выбрать одну из настроек в пункте меню Сервис / Настройки на вкладке «для НДФЛ». Настройка «Отражение перечисленного НДФЛ» позволяет выбрать следующие варианты занесения перечисленного налога:

    1. «Из документов о налоговых платежах (рекомендуется)» . Этот пункт рекомендуется для правильного заполнения налогового регистра. Выбрав этот пункт, вам необходимо будет заполнить налоговые платежи. Платеж должен быть занесен в программу того года, за который он был сделан.

      Например:

      • если платеж был в 2014 году за 2013 год, то платеж нужно занести в программу 2013 года;
      • если платеж был в 2015 году за 2014 год, то платеж нужно занести в программу 2014 года;
      • если платеж был в 2014 году за 2013 и 2014 года, то нужно часть платежа занести в 2013 год, а другую часть в 2014

      Для заполнения уплаченных сумм по платежным документам:

      • зайдите в пункт меню Суммы / Налоговые платежи
      • в открывшемся окне «Сведения о платежах налогов и взносов» нажмите кнопку Добавить
      • укажите Дату платежа и Номер документа (платежного поручения). Назначение платежа поставьте «НДФЛ 13%»
      • в развернувшемся окне нажмите кнопку Заполнить. Занесите сумму платежа, указанную в документе, выберите лиц, на которых формируется платеж и укажите период, за который был уплачен налог. Далее нажмите ОК
      • если сотрудник не попал в список, нажмите кнопку Добавить. Если в списке есть сотрудник, которого не должно быть, нажмите кнопку Удалить. Если у сотрудника нужно изменить сумму перечисленного налога, нажмите Редактировать. Далее нажмите ОК
      • если нужно посмотреть или распечатать платежи, нажмите Печать. Выберите вид платежа и период, за который нужно показать платежи.
      • Преимущества: — перечисленный налог отразится в налоговом регистре.

    2. «Указать одной итоговой суммой каждому сразу за год». При выборе этого пункта, перечисленный налог указывается каждому сотруднику вручную. Для этого:
      • Выберите в списке сотрудника
      • Зайдите в пункт меню Суммы — Занесение сумм персонально
      • Перейдите на вкладку «Итог». Колонка «Перечислено» доступна для редактирования. В ней укажите сумму перечисленного налога по этому сотруднику за весь год.

      Преимущества: — годовую сумму перечисленного налога можно указать каждому сотруднику, которую хотите.

      Недостатки: — перечисленный налог не отразится в налоговом регистре; — налог заносится каждому сотруднику вручную.

    3. При выборе пункта «Совпадает всегда перечисленный с удержанным», программа автоматически поставит перечисленный налог равным удержанному.
    4. Преимущества: — перечисленный налог не нужно заносить вручную.
      Недостатки: — перечисленный налог не отразится в налоговом регистре; — используется когда удержанный и перечисленный за год совпадают.

    Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога в программе «Арча» можно посмотреть в пункте меню Отчеты / Вспомогательный отчет по НДФЛ.

Источник: http://www.archa.ru/otchet_2ndfl_dop.htm

Формирование 2-НДФЛ

Реестр справок 2 НДФЛ

 TOC \o «2-3» \h \z \u Порядок создания справки. PAGEREF _Toc280883323 \h 1 08D0C9EA79F9BACE118C8200AA004BA90B02000000080000000E0000005F0054006F0063003200380030003800380033003300320033000000

Особенности заполнения справки. PAGEREF _Toc280883324 \h 2 08D0C9EA79F9BACE118C8200AA004BA90B02000000080000000E0000005F0054006F0063003200380030003800380033003300320034000000

Контроль заполнения справки. PAGEREF _Toc280883325 \h 5 08D0C9EA79F9BACE118C8200AA004BA90B02000000080000000E0000005F0054006F0063003200380030003800380033003300320035000000

Дополнительные возможности. PAGEREF _Toc280883326 \h 5 08D0C9EA79F9BACE118C8200AA004BA90B02000000080000000E0000005F0054006F0063003200380030003800380033003300320036000000

Порядок создания справки

1.       В главном окне программы перейдите в реестр форм 2-НДФЛ.

2.       Установите отчетный период:

§         Для передачи в налоговую инспекцию – сведения о доходах физических лиц в налоговые органы подаются обязательно и всегда в конце отчетного периода.

§         Для выдачи работникам – справки о доходах выдаются только по запросу физического лиц для предъявления по месту требования  (например, на новом месте работы или для предоставления кредита в банке).

3.       Нажмите «Новая справка» и выберите лицо, на которого вы формируете справку, из соответствующего справочника:

Рис. 7- SEQ «Рис.» \*Arabic \r 1 1 – Выбор лица, на которое оформляется справка

§         Сотрудники – справка о доходах подается непосредственно на сотрудника компании.

§         Частные лица – справка о доходах подается на стороннее физическое лицо, выполняющее периодические работы в вашей организации по договору гражданско-правового характера (например, по договору найма).

4.       Все сведения для справки берутся соответственно из карточки сотрудника или частного лица. Если карточка отсутствует в справочнике, то создайте ее () здесь же в окне выбора, заполните реквизиты, необходимые для отражения в справке 2-НДФЛ:

Рис. 7- SEQ Рис. \* ARABIC 2 – Создание карточки сотрудника

5.       Сохраните отчет, подпишите и отправьте в налоговую инспекцию по электронным каналам связи (подробности — в главе «Формируем и отправляем первый отчет»).

Особенности заполнения справки

При заполнении формы 2-НДФЛ обратите внимание на следующие показатели.

Статус

Если сотрудник или частное лицо является нерезидентом, то это должно быть отражено в справке (статус равен 2). Для этого нажмите кнопку «Редактировать», в карточке лица нажмите кнопку «Нерезидент» и укажите сроки пребывания в РФ:

Рис. 7- SEQ Рис. \* ARABIC 3 – Поля, заполняемые, если сотрудник — нерезидент

При сохранении изменений автоматически изменится и статус физического лица.

Доходы и вычеты

Нажмите кнопку «Редактировать доходы, стандартные и имущественные налоговые вычеты» и заполните обязательные и необязательные вычеты и доходы физического лица:

Рис. 7- SEQ Рис. \* ARABIC 4 – Заполнение доходов и вычетов

§         Доходы, облагаемые по ставке (раздел 3) – здесь отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода (зарплата, больничные листы, отпускные, и прочие доходы).

§         Стандартные вычеты (раздел 4.1) – отражаются суммы налоговых вычетов (начинаются с 1 – 101, 103, и т.д.), право на получение которых имеется у сотрудника (на него самого и на его детей). Право на получение налогового вычета подтверждается письменным заявлением от сотрудника, предоставленного в бухгалтерию организации.

§         Имущественные вычеты (разделы 4.2.-4.6.) – если сотрудник или частное лицо обладает правом на имущественный налоговый вычет (начинаются с 3 – 311, 312, и т.д.), то обязательно заполните сведения на основании уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет.

Контроль заполнения справки

В программе реализована логическая проверка выполнения некоторых операций при заполнении справки:

1.       Сумма вычета не должна превышать сумму дохода.

Если вы указываете доход меньше, чем вычет, программа выдаст предупреждение – можете соглашаться с этим, а можете поправить сумму на ту, к которой у налогового инспектора вопросов не возникнет. Выбор за вами, с какими суммами отправлять справку.

2.       Контроль за выбором налоговых вычетов для конкретных доходов.

Например, на вознаграждение сотрудника за выполнение трудовых или иных обязанностей (код дохода 2000) не предусмотрено никаких налоговых вычетом. В этом случае, если вы захотите все-таки указать какой-то вычет, СБиС++ выдаст предупреждение: «Для вида дохода с кодом 2000 не предусмотрены профессиональные налоговые вычеты».

Дополнительные возможности

Как распечатать реестр справок?

Некоторые налоговые инспекции помимо самих справок о доходах физических лиц, требуют представлять и реестр – некоторый сводный документ, в котором собраны все справки с перечислением лиц и общих сумм доходов и налогов. Формируется он при нажатии «Напечатать реестр» в реестре 2-НДФЛ:

Рис. 7- SEQ Рис. \* ARABIC 5 – Заполнение доходов и вычетов

Если организация имеет филиалы в своей структуре, в программе предусмотрен механизм формирования реестра только для конкретного филиала или всей головной организации в целом. В этом случае при нажатии кнопки будет предложено выбрать филиал или головную организацию.

Данный документ не имеет электронного формата представления отчетности, но может быть отправлен в печатном виде как вложение файла в письме с типом «Прочее» (в реестре исходящих документов):

1.       В окне печатной формы реестра нажмите «Сохранить в файл».

2.       Закройте печатную форму и с помощью «Назад» перейдите в главное окно программы, нажмите «Исходящие».

3.       Нажмите «Создать» и выберите тип «Прочее».

4.       Заполните форму письма, нажмите «Вложить файл» и выберите файл с реестром сведений.

5.       Нажмите «Подготовить к отправке», закройте окно письма и нажмите «Подписать и отправить».

Как перенумеровать справки?

При представлении сведений о доходах физических лиц одним из требований Налоговой инспекции является обязательная сортировка лиц по алфавиту в файле со справками.

Но иногда бывает, что нумерация справок в файле сбивается и ее необходимо поправить. Для этого и предусмотрена операция «Перенумеровать справки».

Рис. 7- SEQ Рис. \* ARABIC 6 – Перенумерация справок

В результате выполнения этой операции производится перенумерация как внутри реестра справок, так и внутри самих справок.

Следует учесть, что:

1.       Перенумеровать можно только незакрытые справки и не отправленные справки.

2.       При отправке корректировок номера справок не допускается изменять!

Источник: http://www.cbic.ru/update/28-2011-06-02-07-46-27/2011-06-02-07-49-29/86-2.html

Реестр сведений о доходах физических лиц к 2-НДФЛ в 1С 8.3

Реестр справок 2 НДФЛ

Курсы 1С 8.3 и 8.2 » Статьи про 1С 8.3 » Обучение 1С ЗУП 8.3 (3.1) » Реестр сведений о доходах физических лиц к 2-НДФЛ в 1С 8.3

Рассмотрим как в программах 1С 8.3 сформировать реестр, сопровождающий сведения о доходах физ.лиц по форме 2-НДФЛ, в том числе как сформировать реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ для обособленных подразделений в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Как сформировать реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП

В программе 1С Предприятие 8.3 Зарплата и управление персоналом, ред.3 это можно сделать через меню Отчетность, справки – 2 НДФЛ для передачи в ИФНС:

По кнопке Создать формируем сведения:

  • Вид справки выбираем Ежегодная отчетность с кодом 1; О не возможности удержания НДФЛ с кодом 2;
  • При выборе организации (в нашем случае – это Крон-Ц )заполнятся ИФНС и ОКТМО/КПП:

Нажав на кнопочку Открыть напротив ОКТМО/КПП, можно увидеть и отредактировать сведения о регистрации в налоговом органе:

Именно выбором ОКТМО/КПП в 1С 8.3 регулируется возможность представления отдельных сведений 2 НДФЛ по обособленному подразделению.

Табличную часть сформируем, нажав на кнопку Заполнить:

При этом графа Перечислено заполнится, если сформированы записи журнала документов Перечисление НДФЛ в бюджет (меню Налоги и взносы) в 1С 8.3 ЗУП ред.3:

Запись Перечисление НДФЛ в бюджет может сформироваться непосредственно из Ведомости в кассу или Ведомости в банк, если по гиперссылке Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ установлена галочка Налог перечислен вместе с зарплатой:

Подробнее как учитывается НДФЛ удержанный в 1С 8.3 ЗУП смотрите в нашем видео:

Но вернемся к формированию Сведений по форме 2 НДФЛ. По кнопке Печать можем сформировать Реестр с 2014 года или Реестр дополнительный:

Образец заполнения реестра сведений о доходах к справкам 2-НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП

Реестр с 2014 года содержит следующие сведения в табличной части: номер справки, ФИО физ.лица, дату рождения. Именно такая форма предусмотрена нормативными документами:

Но иногда налоговые инспекции просят расширенные сведения. Для подачи таких сведений можно использовать форму Реестр дополнительный с 2014 года, где в таблице есть еще 4 столбца с суммами дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного налога:

Если в Реестре итогом идет количество справок, то в Реестре дополнительном считаются и итоговые суммы дохода и налогов.

Как сформировать реестр сведений о доходах для 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия

Используем раздел Зарплата и кадры – 2 НДФЛ для передачи в ИФНС. Остальной порядок формирования Реестра НДФЛ в 1С 8.3 аналогичен рассмотренному выше:

Заполнение реестра сведений о доходах 2-НДФЛ для обособленных подразделений в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 (Проф и базовой)

Отметим, что для обособленных подразделений автоматически заполнить 2 НДФЛ можно только в варианте 1С 8.3 Бухгалтерии КОРП, где для обособленных подразделений сможем указать свои ОКТМО/КПП. Для этого:

  • Примем в эти обособленные подразделения сотрудников;
  • Затем выполним начисление зарплаты и удержание налога в разрезе этих ОКТМО/КПП.

В типовых конфигурациях 1С 8.3 Бухгалтерии базовой и ПРОФ такой возможности нет. Но давайте рассмотрим, как «обхитрить» программу и все же получить справки 2 НДФЛ и Реестр в 1С 8.3 Бухгалтерия Базовая и ПРОФ.

Способ 1. Для обособленных подразделений с небольшим количеством сотрудников

Заполняем 2 НДФЛ по основному набору ОКТМО/КПП, оставляем только сотрудников обособленного подразделения, фиксируем данные по сотрудникам, меняем в шапке набор ОКТМО/КПП на нужный, восстанавливаем (вручную) данные  и формируем Реестр.

Этот вариант приемлем для обособленных подразделений с небольшим количеством сотрудников. Исходим из того, что в бухгалтерии считают зарплату именно небольшие компании.

Шаг 1

Из меню Зарплата и кадры создаем новый набор сведений НДФЛ для передачи в ИФНС. При выборе организации (у нас в примере – Сервислог) заполнились ОКТМО/КПП 45395000/771001001:

Именно по данному ОКТМО/КПП был учтен налог на доходы физ.лиц в программе 1С 8.3 всех сотрудников. Но, например, нужно сдать сведения по Пушкину Александру Сергеевичу, работавшему в обособленном подразделении с другим ОКТМО/КПП.

Шаг 2

Нажимаем на кнопку Заполнить. Заполняем форму всеми работающими сотрудниками. При этом заполняются все сведения по ним:

Шаг 3

Удаляем всех сотрудников, кроме сотрудников обособленного подразделения. По примеру оставляем в таблице только Пушкина А.С. Возможно, корректируем номер справки. Можно наоборот – использовать кнопку Подбор и сразу подобрать сотрудников обособленного подразделения.

Шаг 4

Фиксируем данные. Например, с помощью скриншота зафиксируем данные по Пушкину А.С:

Шаг 5

Меняем в шапке документа набор ОКТМО/КПП на набор ОКТМО/КПП обособленного подразделения:

Шаг 6

Можно программиста попросить галочку добавить Не изменять табличные данные при выборе иных ОКТМО/КПП и прописать в конфигураторе 1С Бухгалтерия 3.0 такую возможность. Тогда и вручную заполнять данные не пришлось бы. Но  пока такой галки нет. Данные обнуляются, но их, используя ранее сделанные скриншоты, восстанавливаем вручную по сотруднику.

Шаг 7

Записываем документ и формируем Реестр и справки. В итоге получился набор сведений для обособленного подразделения. Еще один набор сведений формируем по всем остальным сотрудникам по основному набору ОКТМО/КПП, при этом удаляем из табличной части Пушкина А.С.

Так, не смотря на учет данных по одному набору ОКТМО/КПП, в 1С 8.3 сформировался реестр НДФЛ по другому набору. Но всегда следует проверять вводимые вручную данные. Конечно, это решение не очень красивое, так как делается не автоматически и требует много работы.

Как внести ОКТМО/КПП обособленного подразделения в 1С Бухгалтерии ред.3

Внести дополнительные сведения о регистрации (еще один набор ОКТМО/КПП) в 1С Бухгалтерии ред.3 можно перейдя по ссылке Еще в карточке организации:

Вносим дополнительные сведения о регистрации – еще один набор ОКТМО/КПП:

Способ 2

Применяем «хитрость». Суть этой хитрости в том, что рассчитываем сотрудников всех, кроме сотрудников обособленного подразделения. При этом у нас установлена  основная  ИФНС  организации. Затем устанавливаем ИФНС обособленного подразделения в качестве основной для организации и проводим расчет, выплату и перечисление зарплаты сотрудников обособленного подразделения:

  • Неоспоримый плюс: нужные ОКТМО/КПП фиксируются в регистрах. И мы не только справки 2 НДФЛ с Реестром правильно по обособленному подразделению сформируем, но и, например, Регистр налогового учета по НДФЛ;
  • Минус этого варианта – не забывать при перерасчетах, выплатах зарплаты и при перечислениях НДФЛ, правильно выставлять основную ИФНС.

Итак, как это сделать разберем по шагам на примере.

Порядок представления 2-НДФЛ и сопроводительного реестра

При подготовке справок по форме 2 НДФЛ и Реестра нужно следовать Порядку представления сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц (утвержден Приказом ФНС России от 16 сентября 2011 № ММВ-7-3/576).

Реестр обычно сопровождает справки 2-НДФЛ, сдаваемые налоговым агентам на бумажных носителях или дискетах и флеш-картах.

Внимание!  Если сведения по форме 2-НДФЛ компания представляет по телекоммуникационным каналам, реестр формирует сама налоговая инспекция.

Справки 2-НДФЛ компании должны сдавать в налоговые инспекции ежегодно, по итогам завершившегося налогового периода:

  • Так, в 2016 году справки 2-НДФЛ с кодом 2 надо было представить до 01 марта 2016 года в случае, если у компании были сотрудники, у которых не удалось удержать налог на доходы физлиц по доходам 2015 года.
  • А до 01 апреля 2016 года надо было сдать справки 2-НДФЛ с кодом 1 – по доходам всех сотрудников компании за 2015 год.

Причем есть письмо ФНС от 30 марта 2016 (Номер БС-4-11/5443) которое говорит, что сведения на сотрудников, которые были поданы с кодом 2, надо подать и с кодом 1.

Впрочем, есть и решения судов, которые решены в пользу налоговых агентов, сдавших справки по лицам, с которых не удалось удержать НДФЛ, только 1 раз.

В решениях судов отмечено, что это законно, если в сданных справках с кодом 2 были все необходимые данные.

В двух экземплярах формируется Реестр для представления в налоговую инспекцию. Один экземпляр (вместе с протоколом о приемке сведений) представитель ИФНС должен вернуть в адрес организации в ближайшие 10 дней. Правда, чаще налоговые это делают, если есть ошибки в справках и из реестра вычеркиваются сведения о физ.лице с ошибочными данными.

Если сдать справки 2 НДФЛ в бумажном виде или на носителях информации без реестра, то могут оштрафовать. Исключение – сдача справок по телекоммуникационным каналам (в этом случае реестр формируют налоговые по факту принятия справок).

Более подробно ознакомиться с порядком представления Сведений о доходах физ.лиц по форме 2-НДФЛ в ИФНС (сроки представления и уплаты, БУ расчетов с бюджетом, состав и алгоритм заполнения) можно на нашем курсе в модуле Путеводитель составления отчетности по форме 2-НДФЛ (сведения о доходах физ.лиц).

Как правильно сформировать отчетность по НДФЛ в программах 1С 8.3, какие изменения произошли в “зарплатной” отчетности с 2015 года смотрите в нашем видео:

Поставьте вашу оценку этой статье:
Загрузка…

Источник: https://profbuh8.ru/2016/06/reestr-ndfl-v-1s/

Особенности реестра справок 2-НДФЛ

Реестр справок 2 НДФЛ

В течение года работодатель производит выплаты своим сотрудникам — это зарплата, отпускные, больничные, прочие. С них нужно удержать и уплатить НДФЛ. Чтобы проконтролировать процесс поступления налога в бюджет, законодатели разработали и ввели отчетность 2-НДФЛ. Ее основой являются справки, которые заполняются на каждого сотрудника.

Реестр сведений включает перечень лиц, по которым организация отчитывается по НДФЛ. Он составляется ежегодно и подается в ИФНС вместе со справками. Документ не содержит сумм доходов и налога, он отражает сводные данные по прилагаемому к нему комплекту справок.

В зависимости от способа подачи информации реестр заполняет налоговый агент или инспектор ИФНС.

Главные детали

Сведения о доходах персонала работодатель оформляет и сдает в налоговую в установленном законодательством порядке.

Формат оформления и корректировки

Реестр справок 2-НДФЛ представляется в ИФНС на бумаге в двух экземплярах. Программа «Налогоплательщик» формирует один файл для сдачи.

Если справки передаются в инспекцию в бумажном виде, к ним прилагается реестр сведений. Такой порядок установлен приказом налоговиков № ММВ-7-3/576@ от 16.09.11.

В реестре отражаются следующие сведения:

  • данные об организации;
  • признак данных;
  • число справок;
  • таблица с данными о работниках.

Независимо от варианта подачи справок реестр должен заполняться в двух экземплярах, один из них с отметкой налоговой возвращается организации.

Получив бумаги, инспекторы их проверяют. Если какая-либо из справок не прошла контроль, то она отклоняется и вычеркивается из реестра.

После проверки форм налоговики оформляют протокол приема. При наличии бланков с ошибками данные о них заносятся в протокол.

При проверке справок в присутствии представителя налогового агента, ему выдается по экземпляру реестра и протокола. В противном случае бумаги отсылаются почтой в 10-дневный срок с даты приема. На практике, при отсутствии ошибок, реестр с протоколом налоговики обычно не присылают.

Если сдать формы 2-НДФЛ без реестра, инспекция откажет в их принятии и может применить административное наказание в размере 200 р. (ст. 126 НК).

Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

Если справки передаются в ИФНС по ТКС, то реестр формировать не нужно, его налоговики составят самостоятельно после приема сведений.

При представлении справок на электронном накопителе (флешке или диске) реестр так же, как и в бумажном варианте, оформляется на бумаге в двух экземплярах. Для каждого файла нужно готовить отдельный комплект реестров.

Реестр имеет простую форму, и заполнить его несложно. Образец оформления можно посмотреть в интернете.

Особенности подготовки и сдачи

Электронный формат файла 5.04 для сдачи отчета 2-НДФЛ указан в приказе ФНС № ММВ-7-11/485@ от 30.10.15. Из-за несоответствия формата сведения не будут загружаться. Для выгрузки 2-НДФЛ в СБиС++ нужно в модуле налоговой на шаге 2 выбрать «Загрузить из программ» и выбрать сформированный файл.

Для формирования справок нужно зайти в реестр ФНС и сделать следующее:

  1. Нажать на вкладку «Новый отчет, 2-НДФЛ», выбрать «Сведения о доходах физ. лиц».
  2. Указать отчитывающуюся организацию и инспекцию, куда документы представляются, нажать «Далее».
  3. С помощью кнопки «Добавить сотрудника» выбрать работника, на которого формируются данные о доходе. Для формирования справки на постороннего гражданина, работавшего по гражданско-правовому соглашению, нужно нажать на вкладку «Добавить частное лицо».
  4. Сформируется справка, отражающая информацию о компании и выбранном труженике.

Заполняя сведения, следует учесть некоторые моменты:

  • В заглавии раздела 3 указывают ставку, по которой он заполняется. Здесь отражаются данные о доходах тружеников (частных лиц) по месяцам. Если в течение года предприятие производило выплаты труженику, облагаемые разными ставками, в заглавии раздела ставится галочка около нужных процентов и нажимается кнопка «Применить». При этом пункты 3-5 оформляются для каждой ставки.
  • «Статус» — для нерезидентов он имеет значение «2». Для его присвоения нужно нажать «Редактировать», в карточке работника выбрать «Нерезидент» и указать период пребывания в России. После сохранения статус физ. лица автоматически поменяется.
  • Для внесения сумм вычетов и доходов следует нажать кнопку редактирования данных показателей.

Для представления в налоговую ФИО сотрудников в файле со справками должны быть отсортированы по алфавиту. Иногда нумерация документов сбивается и ее нужно настроить. Для этого используют операцию «Перенумеровать справки».

Сводная информация о справках формируется нажатием кнопки «Распечатать реестр». Он не имеет электронного формата. Его отсылают в ИФНС в виде письма типа «Прочее».

Формирование комплекта бумаг завершается нажатием кнопки «Готово».

Прочие детали процедуры

Реестр является составной частью отчета 2-НДФЛ. Его составляют ежегодно и подают вместе со справками в налоговую до 1 апреля следующего за прошедшим года.

Реестр сведений представляют в ИФНС одним из трех способов:

В последнем случае реестр формируют налоговики самостоятельно.

При составлении бумаги нужно соблюдать определенные законом правила:

  • суммы ставятся в рублях и копейках;
  • налог на доходы физических лиц к уплате округляется до полных рублей;
  • в графах без значений ставятся прочерки;

При получении бумаг налоговики тщательно их проверяют и сканируют на наличие неверных цифр. Справки с ошибками из реестра удаляют. Итоги проверки отражают в протоколе, который вместе с экземпляром реестра возвращается организации.

Как это сделать правильно

Реестр представляет собой лист формата А4.

В его верхней части указываются общие данные:

  • дата и номер реестра. код налоговой;
  • название файла;
  • наименование компании, ее ИНН, КПП, ОКТМО;
  • признак сведений;
  • число справок.

Если НДФЛ полностью удержан и перечислен, в строке с признаком сведений ставится показатель «1», в противном случае — «2».

Ниже идет таблица из трех столбцов.

В них указывают:

  • номер справки;
  • ФИО сотрудника;
  • дату рождения.

Внизу ставится подпись руководителя компании, печать и дата сдачи. Соответствующие графы отведены для работников ИФНС: места для подписи и даты принятия.

Заполнить бланки 2-НДФЛ можно в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Бесплатно скачать ее можно на сайте ГНИВЦ: gnivc.ru. После заполнения и выгрузки справок здесь формируется реестр в печатной форме.

Бланк реестра к справке 2-НДФЛ

Заполнение реестра справок 2-НДФЛ и его предоставление

Реестр можно подготовить в программе 1С 8.3-ЗУП.

Для этого нужно выполнить последовательные действия:

  1. Из форм отчетности, находящихся в меню «Отчетность, справки» выбрать «НДФЛ для ИФНС».
  2. Кнопкой «Создать» вносятся сведения:
    • в поле «вид справки» выбрать ежегодная отчетность, шифр 1;
    • выбрать налогового агента, данные о нем программа внесет в бланк автоматически;
    • щелкнув кнопку выбора в поле «ОКТМО/КПП», можно изменить данные о регистрации в ИФНС; так здесь можно указать реквизиты обособленного подразделения при заполнении сведений по нему.
  3. Нажатием кнопки «Заполнить» сформируется табличная часть документа. Столбец «Перечислено» будет содержать цифры, если заполнен журнал «Перечисление НДФЛ в бюджет» меню «Налоги и взносы». Данные о перечислениях могут формироваться из кассовых и банковских ведомостей. Для этого в них нужно поставить галочку у надписи «Налог перечислен вместе с зарплатой», находящейся в нижней правой части документов.
  4. Кнопка «Печать» позволяет вывести на просмотр и распечатать основной и дополнительный реестр.

Иногда ИФНС просит предоставить детальные сведения по НДФЛ. Для этого и существует дополнительная форма реестра. В отличие от стандартной, ее табличная часть включает еще 4 столбца: общий доход, налог начисленный, удержанный, перечисленный.

В основном реестре на итог выводится только количество справок, а в дополнительном — суммы по каждому столбцу.

Аналогичным путем формируется реестр в 1С 8.3 Бухгалтерия. Сначала нужно открыть раздел «Зарплата и кадры» и выбрать пункт «2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Дальнейшие действия схожи с описанными выше.

Возможность автоматического формирования сведений по обособленным отделам фирмы есть только в программном продукте 1С 8.3 Бухгалтерия КОРП. Для них здесь можно отразить свой ОКТМО и КПП. Для этого нужно принять тружеников в подразделение и начислить заработок и удержать налог в разрезе реквизитов.

В конфигурациях «Базовая» и «ПРОФ» такая возможность не предоставлена, однако, реестр можно сформировать и в них.

Если в компании сотрудников немного, нужно сделать следующее:

  1. Создать сведения по НДФЛ для налоговой по основной организации (через меню «Зарплата и кадры»).
  2. Заполнить форму по всему персоналу организации. Имеется в виду, что налог рассчитывался по всем работникам, в т. ч. трудящимся в подразделениях, по основному ОКТМО и КПП.
  3. Удалить все ФИО, кроме лиц, работающих в обособленных единицах, или выбрать их подбором. При необходимости производится корректировка номеров справок так, чтобы они шли по порядку.
  4. Зафиксировать данные по сотрудникам: выписать или сделать скриншот.
  5. Выбрать в шапке формы ОКТМО и КПП обособленного отделения компании. При этом суммы обнуляться и их придется внести вручную. (Программист может дописать конфигурацию и добавить галочку, при нажатии которой суммы при смене ОКТМО обнуляться не будут).
  6. Записать документ и распечатать реестр. При формировании сведений по головному предприятию нужно не забыть исключить из списка сотрудников обособленного отдела, по которым сформирован отдельный реестр и справки.

Вышеописанный способ трудоемок, требует дополнительных временных затрат на внесение сведений вручную и их последующей проверки. Он подойдет при небольшом количестве тружеников структурной единицы.

1С Бухгалтерия ред. 3 позволяет ввести дополнительный набор ОКТМО и КПП. Для этого нужно открыть карточку компании, выбрать раздел «Еще» и подраздел «Регистрации в налоговых органах», в нем создать новую строку с информацией.

Есть еще один способ формирования реестра в 1С ПРОФ и Базовой. Сначала расчет производится по основным кодам ОКТМО и КПП и сотрудникам головной фирмы, затем в качестве основных для организации выбираются коды подразделения и также рассчитываются данные, но уже по труженикам подразделения.

Преимущество этого варианта в том, что во всех регистрах отражаются нужные реквизиты. Недостаток — необходимость постоянно выбирать основную ИФНС при перерасчете заработка, удержаний и перечислений налога.

Реестр справок 2-НДФЛ нужно готовить в соответствии с Порядком, установленным Приказом ММВ-7-3/576.

Бумага представляется в ИФНС ежегодно в комплекте со справками:

  • для справок на бумаге, в т. ч. отправленных почтой — 2 бланка реестра;
  • для сведений на флешке (диске) — по 2 бланка для каждого файла;
  • при отправке данных по ТКС реестр работодатель не формирует, этим занимается ИФНС.

Один экземпляр с отметками налоговой возвращается представителю организации. В случае с ТКС налоговики отсылают реестр получателю при наличии каких-либо ошибок в справках.

Скачать образец заполнения формы 2-НДФЛ

За непредставление реестра налоговый агент может быть оштрафован на 200 р. При личном визите в ИФНС представителя организации инспектор вправе не принять справки без реестра., поэтому его все равно придется составлять и вновь посещать налоговую.

Кто несёт ответственность

Ответственность за заполнение и представление реестра несет либо налоговый агент, либо инспектор ИФНС в зависимости от способа подачи сведений 2-НДФЛ.

Если справки о доходах сдаются на бумаге или на магнитном носителе, то составить и приложить реестр обязана организация. Один его экземпляр забирают налоговики, второй отдают представителю компании с соответствующей отметкой, если он присутствовал при проверке или отсылают почтой в 10-дневный срок.

При отправке сведений по ТКС реестр автоматически формируется в налоговой. Один экземпляр документа вместе с протоколом контроля инспектор должен отправить компании.

Итак, реестр к отчету 2-НДФЛ обязательно сдается в ИФНС вместе со справками, за исключением случая передачи данных по ТКС. Он необходим для отслеживания и анализа изменений поступивших в бюджет сумм НДФЛ.

В 2019 году реестр имеет ту же форму, что и в предшествующем отчетном периоде. Во избежание проверок и санкций налоговиков следует составлять и сдавать данную отчетность в утвержденном законодательством порядке.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/reestr-spravok-2-ndfl/

Страж закона
Добавить комментарий