Порядок выдачи трудовой книжки новому сотруднику

Онлайн Инспекция — Трудовые книжки

Порядок выдачи трудовой книжки новому сотруднику

Правила использования сервисов и информации

пользователями системы электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф»

Правила использования сервисов и информации пользователями (далее – Правила) системы электронных сервисов «Онлайнинспекция.

рф» (далее – Система) относятся ко всем без исключения электронным сервисам Системы, доступ к которым осуществляется через разделы и страницы Интернет-портала http://онлайнинспекция.рф (далее – Портал).

Настоящие Правила регулируют поведение всех без исключения зарегистрированных в Системе пользователей  и не зарегистрированных посетителей Портала.

1. Термины и понятия, используемые в настоящих Правилах

1.1          В настоящих Правилах используются следующие термины и понятия:

Система – система электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф».

Сервисы – основные и дополнительные инструменты, предлагаемые Пользователю для взаимодействия с органами власти.

Портал – информационный ресурс, созданный с целью взаимодействия граждан с Системой, находящийся в сети Интернет по адресу: http://онлайнинспекция.рф.

Администрация портала – должностные лица Федеральной службы по труду и занятости и представители исполнителя работ по государственному контракту на осуществление технического сопровождения Портала, осуществляющие оперативное управление Порталом.

Пользователь – лицо, зарегистрированное на Портале, которому предлагается использовать услуги и сервисы, предоставляемые Порталом.

Модератор – представитель Администрации портала, обрабатывающий сообщения пользователей.

Модерация – процесс обработки и анализа соответствия сообщения Пользователя положениям настоящих Правил использования сервисов и информации пользователями системы электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф» и Пользовательского соглашения.

 2. Общие правила

2.1. Для доступа к публикации сообщений на Портале (обсуждения, комментарии, вопросы и использование любых других способов взаимодействия Пользователя с Системой), каждый Пользователь Портала обязан ознакомиться и согласиться с настоящими Правилами.

2.2. После ознакомления с текстами Правил пользования и Пользовательского соглашения, подтвердив согласие с ними на странице регистрации или отправки сообщения, каждый Пользователь указанными действиями заключает с Администрацией Портала соглашение о регулировании их взаимоотношений.

2.3. Администрация Портала обладает правом осуществлять модерацию через представителей Администрации Портала – модераторов. 

2.4. Настоящие Правила могут быть изменены путем внесения изменений соответствующим приказом Федеральной службы по труду и занятости.

 3. Регистрация пользователей

3.1. На Портале существует система регистрации пользователей. Только зарегистрированные пользователи имеют возможность интерактивного взаимодействия с сервисами Системы.  

3.2. Для регистрации на Портале Пользователь указывает действующий адрес электронной почты – на него будут направляться уведомления о текущем статусе опубликованных сообщений (обращений), выбирает условное имя Пользователя («ник»).

3.3. При регистрации Пользователя Система запрашивает пароль к регистрируемому логину. Этот пароль должен быть известен только Пользователю и не должен сообщаться третьим лицам. Используемый пароль может быть изменён Пользователем в специальном разделе Портала – Профиле Пользователя.

3.4. При регистрации Пользователя Система инициирует процесс авторизации посредством отправки смс-сообщения с кодом активации на телефон Пользователя, указанный при регистрации. Полученный пароль необходимо ввести в специальное поле в открывшемся окне. Только после ввода пароля учётная запись активируется.

3.5. Для пользователей, имеющих учётную запись на Портале государственных услуг (http://www.gosuslugi.ru/), предоставлена возможность авторизации посредством логина и пароля от данной учётной записи.  В случае осуществления регистрации данным способом верификация посредством смс-сообщения исключена. 

 4. Публикация обращений

4.1. Каждый зарегистрированный Пользователь может публиковать обращение.

4.2. Обращения публикуются в соответствии с предложенным классификатором категорий проблем.

4.3. Для создания обращения необходимо заполнить форму обращения. В форме обращения Пользователь должен указать свои настоящие данные.

4.4. Пользователю необходимо заполнить следующие поля о себе, как о заявителе:

— адрес проживания заявителя;

— фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя;

— номер мобильного телефона заявителя (в случае отсутствия мобильного телефона, необходимого при регистрации в Системе, заявитель вправе подать обращение напрямую на адрес электронной почты территориального органа Роструда.

Перечень территориальных органов Роструда размещён на едином информационном портале Федеральной службы по труду и занятости в сети «Интернет» (http://rostrud.ru/).

В случае если Пользователь не был зарегистрирован ранее на Портале, на данный указанный номер телефона поступит код активации, который необходимо ввести в специальное поле в появившемся окне с целью активации учётной записи Пользователя и его обращения;

— электронный адрес, на который будут поступать уведомления о ходе решения проблемы. 

Администрация Портала обеспечивает неразглашение третьим лицам всех введённых в процессе регистрации пользовательских данных, за исключением случаев, оговоренных Пользовательским соглашением.

4.5. Пользователю необходимо заполнить следующие поля о месте работы:

— регион, город и точный фактический адрес организации, сотрудником которой он является (-лся);

— данные об организации: название, организационно-правовая форма, юридический адрес, данные о руководителе;

— сведения о своей должности и периоде работы;

— сведения о третьих лицах, упоминание которых требуется для полного описания проблемы.

4.6. Пользователю необходимо заполнить следующие поля о своей проблеме:

— пояснения к сложившейся ситуации;

материалы.

Информация, внесённая в поле «Пояснения к сложившейся ситуации», становится публичной и должна носить общий характер. В данном поле запрещается упоминание персональных данных третьих лиц. В случае если заявитель нарушает данный пункт правил, за публикацию информации несёт ответственность сам Пользователь.

Фотоматериалы являются закрытой информацией по умолчанию и могут быть опубликованы в публичном доступе по решению Пользователя.

4.7. Перед отправкой заявления Пользователь соглашается с настоящими Правилами использования сервисов и информации пользователями Системы и принимает соглашение об обработке персональных данных. В случае несогласия с данными условиями каждый Пользователь вправе отказаться от использования ресурса и воспользоваться другими предложенными на официальных ресурсах ведомства видами связи.

4.8. На Портале применяется пост-модерация сообщений. Сообщения публикуются сразу после размещения пользователями и, если они нарушают настоящие Правила, удаляются, или модератором направляется письмо Пользователю с просьбой устранить нарушение.

4.9. Причины отказа в публикации сообщения или предложения внести коррективы:

—           игнорирование правил правописания и ненормативная лексика, сообщение написано не на государственном языке Российской Федерации или содержит большое количество орфографических и синтаксических ошибок, написан заглавными буквами, содержит ненормативную лексику, в том числе в завуалированной форме;

—           отсутствие логической связи между предложениями в обращении, которое не позволяет понять общий смысл описываемого случая;

—           экстремизм, дискриминация (во всех формах: расовая, этническая, возрастная, половая, религиозная, социальная и т.д.);

—           коммерческие цели и реклама – если, по мнению модератора, публикуемые сведения прямо или косвенно нацелены на извлечение прибыли;

—           недостаточность описания либо безосновательные обвинения – модератор оставляет за собой право отклонить случай, если сведения, указанные в нём, не позволяют сделать вывод об имеющемся правонарушении;

—           не проходят модерацию случаи, в которых нет конкретного указания на проблему, присутствуют вопросы риторического характера;

—           не проходят модерацию случаи, которые не соответствуют выбранной Пользователем категории;

—           не проходят модерацию сообщения, которые дублируют ранее опубликованные сообщения (текст сообщения полностью повторяет текст предыдущего сообщения, то есть не несёт новой информации).

4.10. Пользователь может ознакомиться с ответом по опубликованному обращению в своем личном кабинете, предварительно пройдя авторизацию на Портале.

Спасибо за внимание и понимание!      

Источник: https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/reminder/193

В каком порядке производят выдачу трудовой книжки

Порядок выдачи трудовой книжки новому сотруднику

Согласно статье 66 Трудового кодекса, трудовой книжкой называют основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, а также фиксирует его трудовой стаж. У молодых людей, еще не имеющих опыта работы, часто отсутствуют какие-либо знания касательно того, в каком порядке производится выдача трудовой книжки. А это важно знать каждому.

Кто отвечает за работу с трудовыми книжками?

Трудовую книжку выдает работодатель. Соответственно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, принятым в 2003 году, именно на работодателя возлагается полная ответственность за хранение, ведение, а также выдачу и учет трудовых документов сотрудников.

Если в организации отсутствует специальное должностное лицо, в обязанности которого входит работа с персоналом, эта ответственность возлагается на работника, назначенного начальством с помощью приказа. Это может быть секретарь, бухгалтер или менеджер, который способен совместить эту работу со своей основной деятельностью, установленной трудовым договором.

Предприятия, имеющие в распоряжении кадровые службы, не издают приказы, а включают работу с трудовыми книжками в должностные обязанности работников службы.

При этом работники обязаны удостовериться, что в распоряжении организации имеются запасные бланки вкладышей и самих книжек даже тогда, если на данный момент оформление новых работников не требуется.

Однако для этого необходимо оформление книги выдачи трудовых книжек, куда заносятся сведения об операциях получения и расходования бланков трудовых книжек с указанием номера, а также серии всех бланков.

Нужно ли платить за трудовую книжку?

Выдавая сотруднику трудовую книжку или вкладыш в нее, работодатель может взимать плату в размере, соответствующем расходам организации на приобретение книжки. Этот момент закреплен пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Но если в случае чрезвычайной ситуации организация утратила несколько или все трудовые книжки работников, приобретение и оплата новых документов целиком ложится на работодателя.

Работник также освобождается от оплаты за трудовую книжку в случае ее неправильного заполнения или же порчи по вине работодателя.

По закону бесплатное оформление трудовых книжек не предполагается, однако этот пункт можно внести во внутренние правила трудового распорядка предприятия. Все трудовые книжки, заполняемые кадровыми службами, должны быть официально внесены в книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Для чего нужна книга выдачи и учета?

Пунктом 41 Правил предусмотрено, что книга учета трудовых книжек, как и книга по учету бланков и вкладышей должны заверяться подписью руководителя предприятия, затем пронумеровываться и прошнуровываться, после чего их необходимо скрепить печатью или опломбировать. Столь серьезные меры против фальсификации вполне оправданы, однако вызывают некоторые трудности при ведении книг. Поэтому в практике кадровых служб и бухгалтерий для заверки всех учетных форм используют оттиск печати предприятия.

Должностное лицо, работающее с трудовыми книжками, должно, прежде всего, принять все имеющиеся в кадровой службе книжки работников, проверить наличие книги выдачи и учета книжек, а также правильность ее заполнения.

Обязательной является также проверка наличия бланков трудовых книжек и вкладышей. Нужное количество бланков можно определить, исходя из потребностей организации в рабочей силе, а также учитывая категории людей, принимаемых на работу.

К примеру, если организация активно работает с выпускниками вузов, бланков потребуется больше.

Если при проверке обнаружилось отсутствие отдельных трудовых книжек, нужно выявить причину, а затем организовать поиск, результаты которого вносятся в соответствующий акт с описанием всех проведенных мероприятий.

Правила выдачи трудовой книжки работнику

  • Выдача трудовой книжки человеку, который устраивается на работу первый раз, должна производиться не позднее, чем через 5 дней после начала трудовой деятельности, и в присутствии самого работника.
  • Бланк трудовой кадровик получает из бухгалтерии предприятия. Однако, несмотря на предусмотренную законодательством процедуру оформления, нередко бывают случаи, когда работник приносит бланк в кадровый отдел с просьбой его заполнить. Здесь стоит подчеркнуть, что законодательство запрещает приобретение бланка трудовой книжки самим работником, поэтому представителям кадровых служб организаций запрещено оформлять и заполнять подобные документы.
  • В журнал учета движения трудовых книжек должны вноситься лишь те документы, которые прежде были внесены в книгу учета бланков и вкладышей, имеющуюся в бухгалтерии предприятия.
  • Неправильное ведение трудовых книжек может привести к административному штрафу, который достигает 50 минимальных зарплат. Штраф налагается на должностное лицо, нарушившее порядок заполнения документа.

Документы, необходимые для оформления трудовой

Все лица, поступающие на работу, обязаны предъявить руководителю следующие документы:

  1. Паспорт (допускается любой другой документ, подтверждающий личность).
  2. Свидетельство об образовании, квалификации и специальных знаниях.
  3. Обязательно предъявление медицинской справки.
  4. Справка об отсутствии или наличии судимости, уголовного преследования или освобождения.
  5. Страховое свидетельство о пенсионном страховании (если человек устраивается на работу впервые, этот документ не требуется).
  6. Документ о постановке на учет в государственной налоговой инспекции (можно предъявить как подлинный документ, так и копию).
  7. Если лицо имеет несовершеннолетних детей, необходимо предъявить их свидетельства о рождении.
  8. Военнообязанным и лицам, подлежащим призыву, необходимо предъявить документы воинского учета.

Процесс выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора

В соответствии с Трудовым кодексом, любой гражданин имеет право распоряжаться своими способностями к труду. Это проявляется именно в договорном характере осуществления трудовой деятельности, а также равноправии всех граждан при вступлении в трудовые отношения. В случае разрыва трудового договора, книжка выдается в следующем порядке:

  • Чтобы инициировать расторжение трудового договора, работник обязан предупредить руководителя о своем увольнении письменно, не позднее, чем за 14 дней до ухода.
  • Работодатель обязан рассчитаться с работником, а также вернуть ему трудовую книжку в день расторжения договора.
  • Если работник предоставляет письменное заявление, работодатель должен выдать заверенные копии документов о работе.
  • Если произошла задержка выдачи трудовой книжки и виноват в этом работодатель, а именно в случае неправильного ее заполнения, организация должна выплатить работнику компенсацию заработка, не полученного им за все время задержки.
  • Днем расторжения трудового договора является день выдачи трудовой книжки, даже если произошла задержка. Новый день увольнения указывается в специальном приказе работодателя, а также вносится в трудовую книжку с аннулированием ранее внесенной записи о дате увольнения.
  • Если по просьбе работника трудовая книжка была отправлена по почте, возмещению подлежит только промежуток времени со дня увольнения до отправки документа. Время пересылки трудовой книжки не учитывается, так как работодатель не несет за него ответственность.
  • За задержку трудовой книжки с работодателя может быть взыскана сумма за причинение морального вреда в результате лишения работника возможности трудиться.
  • В случае, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку, работнику следует обратиться в трудовую инспекцию либо подать в суд.

Ошибки в оформлении трудовых книжек

Ведение кадровой документации является довольно сложным процессом, а порядок заполнения трудовых книжек доставляет больше всего проблем. Ошибки в заполнении трудовых книжек могут иметь отрицательные последствия как для работника, так и для работодателя. Итак, какие ошибки встречаются чаще всего и к чему они могут привести?

Во время первичного оформления документа

При оформлении трудовой книжки нужно помнить, что работодатель, являющийся физическим лицом, не имеет права вести записи в трудовых книжках работников.

Самой распространенной ошибкой при ведении записей является игнорирование сведений об образовании работника и невнесение этих важных данных в документ.

Также следует помнить, что любая информация, вносимая в трудовую книжку, должна быть подтверждена документально. Сведения со слов работника заносить в документ запрещено.

В процессе ведения книжки

Больше всего ошибок допускается при записи сведений о работе, прежде всего речь идет о трудовой функции работника, утвержденной договором. Запись о приеме на работу должна содержать следующую информацию:

  • дата приема,
  • наименование профессии, должности или специальности, при этом должна быть указана квалификация.

Серьезной ошибкой считается отсутствие в книжке полного и сокращенного наименования организации, или же в записях есть какие-либо сокращения слов, что также запрещено.

Подобные ошибки можно исправить по старому или новому месту работы, в соответствии с официальным заявлением организации, допустившей ошибку.

Раздел книжки, где содержатся данные о работе, не должен содержать какие-либо исправления или зачеркивания, поэтому записи изменяются путем признания их недействительными и внесением новых данных.

Довольно часто встречается ошибка работодателя, который при переводе на новую должность вносит запить в трудовую книжку сотрудника, заверяя ее печатью организации и подписью директора. Однако такое заполнение книжки некорректно, так как печать и подпись должны ставиться лишь после того, как была внесена запись об увольнении работника. Такую ошибку исправить невозможно.

Во время оформления копии трудовой книжки и вкладыша в нее

Дубликат – это документ, который оформлен таким образом, чтобы по содержанию соответствовать оригиналу книжки, в то же время исключая все неверные записи и исправления.

Отсутствуют в дубликате и сведения, которые невозможно подтвердить документально. Вкладыш же является составной частью трудовой книжки, который вшивается в тех случаях, когда в самой книжке заполняется один из разделов.

Вкладыш необходимо оформлять так же, как и трудовую книжку.

Итак, основными ошибками, которые допускаются во время оформления дубликата, считаются следующие:

  • отсутствие отметок об оформлении дубликата;
  • перенос в дубликат записей, не основанных на каких-либо документах;
  • перенос записей, которые были признаны недействительными;
  • перенос записей оригинала не в полном объеме.

При утере трудовой книжки сотрудник обязан немедленно обратиться по последнему официальному месту работы, поэтому если новый работодатель сталкивается с просьбой о выдаче копии книжки, он обязан отказать.

При оформлении вкладыша могут возникнуть следующие ошибки:

  • отсутствует отметка об оформлении вкладыша;
  • заполнение титульного листа не в полном объеме;
  • внесение сведений, не имеющих документальной основы.

Последствия неправильного оформления трудовой книжки

Вследствие неправильно оформленных вкладышей и трудовых книжек работник может столкнуться со следующими проблемами и трудностями:

  1. Если в трудовой книжке указана некорректная причина увольнения, работник может столкнуться со сложностями при устройстве на новое место работы. Может возникнуть ситуация, при которой работник не сможет подтвердить работу на какой-либо должности.
  2. Серьезным последствием ошибок в трудовой книжке может стать невозможность доказать свой истинный трудовой стаж, когда придет время оформлять пенсию. На практике известно множество случаев, когда. Пенсионный фонд отказывался выплачивать гражданам пенсию лишь на том основании, что некоторые данные, внесенные в трудовую книжку, не соответствуют паспортным данным работника, из чего следует вывод, что данная трудовая книжка принадлежит другому человеку.
  3. Самой распространенной является ситуация, когда ФИО работника немного расходится с вариантом записи в паспорте, к примеру, в имени Наталья вместо «ь» указана буква «и». Чтобы подтвердить, что трудовая книжка принадлежит именно этому работнику, ему придется добыть многочисленные архивные справки, но чаще всего люди восстанавливают право на пенсию через суд.

Ошибки в заполнении трудовых книжек сулят проблемы не только самим работникам, но и их работодателям, а также работникам кадровых отделов, которые отвечают за процедуру ведения книжек. Халатность должностных лиц по закону карается административной ответственностью:

  1. В случае нарушения законодательства о труде работодателя ждет наложение огромного административного штрафа, объем которого может составлять от 30000 до 50000 рублей. Штраф может быть заменен приостановлением деятельности организации сроком на 2 месяца.
  2. При задержке работодателем выдачи сотруднику трудовой книжки при увольнении на работодателя налагается ответственность за выплату работнику компенсации за каждый день неоправданной задержки. Таковой считается и задержка по причине несвоевременных исправлений ошибок в записях.

Следует обратить внимание на следующую деталь: уже было сказано, что оформляя работнику впервые трудовую книжку, работодатель взимает с работника плату за ее покупку. Однако существуют случаи, когда плату брать запрещено:

  • В случаях массовой потери трудовых книжек, например, в случае катаклизмов или любой другой чрезвычайной ситуации.
  • Если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя.
  • Если вследствие халатности работников кадровой службы трудовая книжка была изначально заполнена неверно.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/v-kakom-poryadke-proizvodyat-vydachu-trudovoj-knizhki.html

Как оформлять трудовую книжку впервые: порядок ведения записей

Порядок выдачи трудовой книжки новому сотруднику

Первые трудовые книжки стали оформлять работникам еще далеко в прошлом – в 1938 году. В них указывали сведения о работе человека и причины увольнения.

Тогда такой документ и послужил первой трудовой книжкой работника, которую он обязан был сберегать на протяжении всей жизни.

Оформление трудовой книжки впервые подразумевало, что ее больше не будут менять, а абсолютно все сведения о работе будут записаны именно в этот единственный документ о трудовой деятельности.

Сегодня все трудовые книжки соответствуют установленным образцам, которые утверждаются правительством Российской Федерации. Все записи, которые вносятся в них, должны быть оформлены соответственно установленным образцам и трудовому законодательству. Организации и предприятия любой формы собственности обязаны вести трудовые книжки своих работников.

Чтобы организовать необходимую информацию по делопроизводству и собрать ее в одном месте, были изданы и утверждены правила и инструкции по ведению, заполнению, хранению, выдаче трудовых книжек. Здесь же указано, как оформить трудовую книжку впервые для человека, который только начал свою трудовую деятельность.

Производим первую запись в трудовой книжке

Работодатель в обязательном порядке оформляет работнику трудовую книжку, если ее не было ранее, в период, не превышающий пять рабочих дней.

Оформляют трудовую книжку и заполняют ее в присутствии владельца. Обязательно проверяют правильность написания всех данных сотрудника, ведь этот документ является единственным, который сможет в будущем подтвердить стаж работы человека.

При оформлении пенсии или каких-либо льгот очень тщательно проверяются данные трудовой книжки и соответствие записей в ней. Если в ней будут неточности или ошибки, то этот факт может привести к различным проблемам для ее обладателя.

Не пренебрегайте возможностью лишний раз проверить те данные, которые вы указываете. Заполнение трудовой книжки первый раз обязывает вписать фамилию и имя сотрудника, его дату рождения, то есть полностью заполнить титульный лист. Эти данные списываются только с паспорта и никогда не на слух.

Если данный сотрудник не является полностью занятым на предприятии – это его работа по совместительству – трудовая книжка должна быть заведена на его основном месте работы.

Записи о работе по совместительству могут вноситься или не вноситься в трудовую книжку – это будет полностью зависеть от пожеланий работника.

Работодатель будет обязан по просьбе сотрудника внести запись о работе по совместительству. Отказать в этом он не в праве.

Сведения, которые обязательны к указанию в трудовой книжке:

  • о личных данных человека,
  • о том, какой вид работы будет выполняться им,
  • о переводе или переквалификации,
  • о причинах увольнения,
  • о различных видах поощрений и награждениях.

Если до того, как поступить на работу, человек служил на военной службе или во внутренних органах, получал образование или посещал курсы повышения квалификации, тогда в трудовую книжку перед первой записью о приеме на работу можно указать и эти данные.

Приобретаем трудовую книжку

Изготавливать и реализовывать специальные бланки трудовых книжек имеет право только государственное объединение предприятий, которые заняты производством государственных знаков.

Все бланки имеют определенную степень защиты и являются подотчетным документом.

То есть в ситуации, если менеджер по персоналу испортил бланк трудовой книжки, он обязан составить акт его уничтожения, и только после выписывать новую трудовую книжку.

Причем возмещать ее стоимость кадровик будет самостоятельно, так как по его вине произошла порча бланка. Перекладывать покупку бланков трудовой книжки на работника он не имеет права.

В случае утери или порчи трудовой книжки работником – стоимость возмещает сам работник. Также работодатель, оформляя работнику его трудовую книжку, взимает с него плату за бланк.

Учет трудовых книжек

На предприятии ведется строгий учет выдачи, движения и хранения трудовых книжек буквально всех его сотрудников. Для этого существуют специальные книги прихода и расхода этих документов.

Данные книги нумеруются, прошиваются и заверяются подписью руководителя и печатью организации.

Здесь отображаются все движения новых бланков трудовых книжек и регистрация трудовой книжки каждого нового сотрудника.

Когда человека приняли на работу и оформили официально на должность, его трудовая книжка хранится на данном предприятии, но не у работника. Ответственность за ее сохранность несет именно предприятие.

При увольнении сотрудника трудовая книжка выдается ему на руки. О том, что трудовая книжка была выдана человеку, делается соответствующая запись в книге учета этого документа. Сотрудник обязательно расписывается в ее получении, чем подтверждает передачу ответственности за этот документ с предприятия на себя.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, сопровождается необходимостью приобретения защищенного бланка трудовой книжки.

Предприятие снабжает своих сотрудников бланками трудовых книжек самостоятельно и вам не придется бегать за ними по магазинам при оформлении на работу. Для этого управление организацией приобретает необходимое количество трудовых книжек у производителя или распространителя их на основании договора.

Потому будет правильным обратиться за предоставлением бланков трудовой книжке к работодателю, так как у него уже должен быть заключен определенный договор на возможность приобретать трудовые книжки. Приобретать ее самостоятельно может оказаться рискованно, ведь вы можете купить вовсе не соответствующую установленным стандартам трудовую книжку.

Вносим записи в трудовую книжку

Заполнение трудовой книжки впервые должно быть подкреплено документом, на основании которого и вносятся записи. Это паспорт работника (для заполнения титульного листа) и приказ о его принятии на работу на определенную должность.

При внесении записей недопустимы сокращения, исправления, замазывания и зачеркивания. Все исправления делаются в самом необходимом и крайнем случае и обязательно подкрепляются соответствующими документами.

Как делаются исправления или дополнения в трудовой книжке

Например, если женщина вступила в брак и изменила свою фамилию на фамилию мужа, в трудовую книжку вносится это изменение следующим образом:

  1. Аккуратно, одной чертой перечеркивают надпись, так чтобы зачеркнутая надпись читалась.
  2. Выше записывают новые сведения.
  3. Рядом на обложке трудовой книжки вписывают номер, дату и название документа, на основании которого произвели изменения. В данном случае этим документом является свидетельство о браке.
  4. Запись заверяется подписью менеджера по кадрам и печатью предприятия.

Документы, на основании которых можно внести изменения в трудовую книжку:

  • свидетельства о рождении,
  • паспорта,
  • свидетельства о вступлении в брак или о его расторжении.

Категорически не допускается вносить исправления и зачеркивать записи в разделах, где указаны данные о работе или о награждении сотрудника.

Сроки внесения данных в трудовую книжку

Записи, содержащие данные о принятии человека на работу, о переводе на другую должность, о повышении квалификации и награждении вносят не позднее одной недели с момента издания соответствующего приказа. При увольнении работника запись делается обязательно в этот же день. В этот же день работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки.

Утеря трудовой книжки по вине работодателя

Восстановлением и выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственно работодатель. Все заявления и документы в необходимые службы подает предприятие. Также и оплата за услуги по восстановлению данных ложатся на предприятие – виновника утери.

Случаются и чрезвычайные ситуации, при которых может произойти даже массовая утрата трудовых книжек сотрудников предприятия. В таком случае восстанавливать стаж будет специальная комиссия. Создается она органами исполнительной власти и подчинена государству. После выдачи акта о восстановлении всей информации по стажу сотрудника работодатель может выдавать дубликат трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки сотрудником

Если человек потерял свою трудовую книжку сам, восстанавливать ее он также обязан самостоятельно. Для этого следует предупредить письменно последнего работодателя и подать ему заявление об этом.

В течение 15 дней работодатель выдаст дубликат его трудовой книжки. В этом документе обязательно стоит надпись о том, что данный документ является дубликатом.

Но если мы впервые заполняем трудовую книжку, то и никаких посторонних записей, например о том, что трудового стажа до настоящего момента человек не имел, не делается.

Если работнику необходима трудовая книжка во время его работы на предприятии

Бывает, что некоторые инстанции хотят видеть трудовую книжку работника и требуют ее предоставить.

Так как выдавать работающему человеку трудовую книжку на руки нельзя – можно сделать выписку или же попросить сделать копию трудовой книжки.

Эти документы заверяются и подписями и печатью, а потому и заменяют оригинал и удовлетворяют большинство инстанций. Для того, чтобы получить эти документы от работодателя, сотруднику необходимо подать письменное заявление.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-oformlyat-trudovuyu-knizhku-vpervye-poryadok-vedeniya-zapisej.html

Ведение трудовых книжек: памятка нанимателю

Порядок выдачи трудовой книжки новому сотруднику

У каждого работника должна быть трудовая книжка. Это его главный документ о трудовой деятельности. А обязанность завести и заполнить трудовую книжку, как правило, лежит на нанимателе. Рассмотрим основные правила ведения, хранения и учета трудовых книжек в организации.

Получение (заведение) и регистрация трудовой книжки

Принимая на работу нового сотрудника, наниматель еще до заключения трудового договора (контракта) должен потребовать у него трудовую книжку. Исключением являются лица, принимаемые на работу впервые, и совместители.

В первом случае наниматель самостоятельно заводит на работника новую трудовую книжку установленного образца. Во втором случае сведения о работе по совместительству в трудовую книжку новым нанимателем не вносятся.

Их могут внести в организации, являющейся основным местом работы, по желанию сотрудника .

На заметку
Чтобы приобрести новые бланки трудовых книжек, организации надо обратиться в местный исполком (в г.

Минске — в местную администрацию района) по своему месту нахождения. Это целесообразно сделать заранее, чтобы иметь такие бланки в запасе.

В дальнейшем расходы, затраченные организацией на приобретение бланков, возместят работники, для которых они приобретались .

Если у работника по какой-либо причине нет трудовой книжки, то наниматель по его письменному заявлению заводит новую трудовую книжку (например, если у работника имеется трудовая книжка иностранного государства) или выдает ему дубликат трудовой книжки (например, в связи с ее утратой, повреждением). Отметим, что оформление дубликата не всегда обязанность нового нанимателя. В частности, если после увольнения не прошло шести месяцев, работник обращается за дубликатом к предыдущему нанимателю .

Обратите внимание!
При заключении с лицом гражданско-правового договора трудовая книжка не требуется .

О том, что трудовая книжка (или ее дубликат) принята, наниматель делает запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга). При этом наниматель выдает сотруднику расписку о получении трудовой книжки, составленную в произвольной форме.

В ней указываются реквизиты организации, а также проставляется печать нанимателя. После получения расписки работник ставит в книге свою подпись . Отметим, что в книге регистрируются трудовые книжки всех работников, в том числе тех, кто принят на работу впервые.

Заполнение трудовой книжки

При приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении трудовая книжка заполняется в течение 7 календарных дней со дня издания приказа, на основании которого вносятся соответствующие записи .

Записи в трудовой книжке необходимо делать аккуратно, на русском или белорусском языке, без сокращений. Все даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Например, 22.08.2017 .

Если в трудовой книжке не хватает места для внесения записей, то в нее необходимо добавить вкладыш. Он приобретается организацией в том же порядке, что и бланк трудовой книжки. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между ее последним листом и правой обложкой .

Сведения, которые наниматель должен внести в трудовую книжку, а также места их заполнения указаны в таблице 1.

Таблица 1

ЧТО ВНОСИТЬКУДА ВНОСИТЬ
Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность)Указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки
Сведения о работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта))В раздел «Сведения о работе» на основании распорядительного документа нанимателя
Сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работеВ раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» на основании распорядительного документа нанимателя
Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке или переподготовкеВ раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» на основании документа о подготовке, повышении квалификации, стажировке или переподготовке
Сведения о лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностьюВ раздел «Сведения о работе» на основании вступившего в силу приговора суда
Сведения о периоде военной службы, службы в ОВД, ОГБ и иных госорганахВ раздел «Сведения о работе» на основании документа воинского учета
Сведения о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме, дополнительного образования взрослыхВ раздел «Сведения о работе» на основании документа об образовании

Исправление и дополнение записей в трудовой книжке

На практике нередко требуется внести изменения или дополнения в трудовую книжку. Они вносятся на основании документов, подтверждающих такую необходимость, и заверяются подписью и печатью нанимателя. Типичные ситуации, при которых следует внести изменения (дополнения), а также порядок их оформления в трудовой книжке рассмотрены в таблице 2.

Таблица 2

СУТЬ ИЗМЕНЕНИЯ (ДОПОЛНЕНИЯ)КТО ВНОСИТКАКИМ ОБРАЗОМ
Изменение ФИО, даты рожденияНаниматель по последнему месту работы или наниматель при приеме на работуНа первой странице (титульном листе) сведения зачеркиваются и над ними пишется измененный вариант. Ссылка на подтверждающий документ указывается на внутренней стороне обложки
Дополнение сведений об образовании, профессии, специальностиНаниматель по последнему месту работы или наниматель при приеме на работуНа первой странице (титульном листе) вносится дополнительная запись без зачеркивания предыдущих сведений. Ссылка на подтверждающий документ указывается на внутренней стороне обложки
Внесение пропущенной записиНаниматель, допустивший пропуск, или наниматель по новому месту работыВ разделе «Сведения о работе» в графе 3 указывается полное наименование нанимателя, допустившего пропуск, в графе 1 — порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — производится пропущенная запись, в графе 4 — номер и дата распорядительного документа, на основании которого указанные дополнения произведены
Исправление (дополнение) записи в разделе «Сведения о работе»Наниматель, допустивший ошибку, или наниматель по новому месту работыВ разделе «Сведения о работе» в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в графе 4 — дата и номер распорядительного документа, на основании которого вносится запись

Хранение и учет трудовой книжки

В период работы трудовая книжка сотрудника хранится у нанимателя . Как было указано ранее, все трудовые книжки, а также их дубликаты регистрируются в книге. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .

Обратите внимание!
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним в книге не регистрируются.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

И книга, и трудовые книжки хранятся в одном месте. Как правило, в отделе кадров. Данные документы должны находиться в специально оборудованных местах. Например, в несгораемых шкафах, сейфах .

На заметку
Если работник по какой-либо причине не получил при увольнении свою трудовую книжку, то она остается у нанимателя и хранится отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников в течение двух лет. По истечении данного срока она передается в архив организации, где хранится еще 50 лет, а затем уничтожается .

Выдача трудовой книжки

При увольнении сотрудника наниматель обязан вернуть ему трудовую книжку, содержащую все необходимые записи, заверенные подписью и печатью нанимателя. Для этого наниматель в день увольнения (последний день работы) должен :

— выдать трудовую книжку на руки либо

— направить сотруднику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за трудовой книжкой (если работник не явился за трудовой книжкой или отказывается ее получить).

Трудовую книжку можно выслать работнику по почте. Но только если на это есть письменное заявление работника с указанием адреса. Трудовая книжка в таком случае должна быть отправлена не позднее следующего дня после получения заявления .

Обратите внимание!
В случае отказа работника от получения трудовой книжки наниматель должен оформить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей .

В книге в обязательном порядке отражается информация о выдаче трудовой книжки. Если работник забирает ее лично, то он ставит в книге подпись и дату получения.

Если трудовая книжка высылается сотруднику по почте, то наниматель проставляет в книге соответствующую отметку . Например, в виде записи «Трудовая книжка направлена по почте 30.08.2017».

Вместе с тем нанимателю следует сохранить письменное заявление работника и почтовое уведомление с отметками о вручении как доказательство отправления трудовой книжки работнику.

Отметим, что нанимателю очень важно вовремя вернуть уволенному работнику трудовую книжку или предпринять все необходимые для этого меры. Ведь если он этого не сделает, ему грозит ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула .

Примечание
Подробнее об ответственности нанимателя за задержку выдачи трудовой книжки работнику см. статью «Наниматель задержал выдачу трудовой книжки: что ему грозит?» (автор Тимина М.А.).

На заметку
Иногда работнику может понадобиться трудовая книжка в процессе работы. В таком случае наниматель на основании письменного заявления выдает ему подлинник или копию трудовой книжки.

Если сотруднику выдается оригинал, то у нанимателя остается расписка работника, в которой указывается получение трудовой книжки на руки, дата получения и обязательства возврата трудовой книжки.

Отметим, что выдача оригинала ограничена сроком — не более чем на пять календарных дней .

Источник: https://ilex.by/vedenie-trudovyh-knizhek-pamyatka-nanimatelyu/

Оформление без трудовой книжки

Порядок выдачи трудовой книжки новому сотруднику

Оформление без трудовой книжки — это грубое нарушение норм Трудового кодекса РФ. О том, какая ответственность предусмотрена за такие нарушения, читайте в статье.

Когда нужно внести запись в трудовую книжку нового сотрудника

Запись в трудовую книжку компания вносит после 5 дней работы сотрудника в компании. (ч. 3 ст. 66 ТК). Если срок работы меньше, то вносить запись не обязательно.

Какие работодатели обязаны вести книжки

Вести трудовые книжки на каждого сотрудника должны следующие категории работодателей:

  • юридические лица;
  • индивидуальные предприниматели;
  • частные нотариусы;
  • адвокаты, которые учредили адвокатские кабинеты.

Работодатели – физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями, записи в трудовых книжках наемных работников не вносят и новые книжки им не оформляют (ч. 6 ст. 20, ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса).

Когда сотрудник должен предъявить трудовую книжку

Сотрудник предъявляет трудовую книжку при трудоустройстве. Это касается тех сотрудников, которые уже имеют такой документ. Работодатель продолжает вести предъявленную трудовую книжку. Исключение составляет случай, когда сотрудник предъявляет книжку иностранного государства. В такой ситуации организация обязана оформить ему новую трудовую книжку.

Когда оформляют новую книжку

Оформите сотруднику новую трудовую книжку, если он только начинает трудовую деятельность или продолжает ее, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.

) В последнем случае, чтобы оформить трудовую книжку, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса.

В какой срок нужно заполнить трудовую книжку новому сотруднику

Трудовые книжки ведите на всех сотрудников, которые проработали в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК). Если срок работы меньше, то вносить запись не обязательно.

Трудовую книжку сотруднику, который поступил на работу впервые, заполните в его присутствии в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил № 225).

Если сотрудник вовсе не приступит к работе в день, установленный трудовым договором, то работодатель вправе аннулировать договор. О нюансах заполнения трудовой книжки в этом случае см. Как аннулировать трудовой договор.

Нужно ли вносить запись, если работник проработал меньше 5 дней

Работодатель должен вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал у него свыше пяти дней, при условии что работа является для сотрудника основной (ч. 2 ст. 66 ТК).

Если сотрудник отработал в организации пять дней или менее и решил уволиться, то трудовую книжку нужно вернуть владельцу без записи о работе.

Правомерность такой позиции подтверждают и суды (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2011 № 18АП-3566/11).

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное наименование организации прописью или штампом. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу.

В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации. Затем впишите наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

В графе 4 запишите дату и номер приказа или другого решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Сведения о работе

Дата

записи

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу, переводена другую постоянную работу,квалификации, увольнении (с указаниемпричин и ссылкой на статью, пунктзакона)

Наименование, дата иномер документа, на основании которого внесена запись

1

2

3

4

Общество с ограниченной ответственностью 

«Альфа» (ООО «Альфа»)

1

14

01

2018

Принята в административный отдел на должность секретаря

Приказ от 14.01.2018 № 4-к

Что будет, если не оформить трудовую книжку в срок

Отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя) от 1000 до 5000 руб.;
  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Источник: https://www.zarplata-online.ru/art/161152-oformlenie-bez-trudovoy-knijki

Страж закона
Добавить комментарий