Оформление отпуска

Документальное оформление отпуска: график, уведомление, приказ. Бюдже

Оформление отпуска

Процедура оформления отпуска начинается с составления графика отпусков. Это следует из ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках, где сказано, что очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые:

1) утверждаются собственником или уполномоченным им органом;

2) согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;

3) доводятся до сведения всех работников.

График отпусков дает возможность согласовать планы работника и работодателя. При этом следует учитывать интересы обоих. Есть несколько правил, которым нужно следовать:

Правило 1. Включайте в график не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и:

— ежегодные дополнительные отпуска и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы (ст. 19 Закона об отпусках);

— ежегодные отпуска и отпуска на детей, не использованные в прошлом году.

Правило 2. Помните о работниках, которым нужно предоставить отпуск в любое удобное для них время. Они перечислены в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, а также в других законах, коллективном или трудовом договоре.

Правило 3. Учитывайте всех работников, с которыми оформлены трудовые отношения: основных и совместителей, временных, сезонных, работающих по срочному трудовому договору. А вот лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, в график не попадут, ведь оплачиваемые отпуска им не полагаются.

Правило 4. Работников, отработавших в учреждении менее 6 месяцев, можно включать в график отпусков. По общему правилу в первый год работы в учреждении право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает у работника после того, как он непрерывно отработает 6 месяцев.

Но до истечения шестимесячного срока он может реализовать право на ежегодный отпуск продолжительностью, рассчитанной пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках).

Поэтому по соглашению между работником и работодателем такому работнику можно предоставить часть ежегодного отпуска и, соответственно, включить его в график отпусков до наступления 6 месяцев непрерывной работы в учреждении.

Правило 5. Учитывайте делимость отпуска на части. Как правило, в графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска.

Хотя при желании можно проставить точные «отпускные» даты. Если отпуск делится на части, то нужно указывать, когда будут использованы эти части. Напомним, что непрерывная часть ежегодного основного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ч.

1 ст. 12 Закон об отпусках).

Однако, кроме вышеуказанных правил, существует ряд других тонкостей в вопросе документального оформления отпусков. О них поговорим далее.

Сроки. Конкретные сроки составления графика отпусков законодательно не определены. Как правило, его оставляют ежегодно в самом начале календарного года — не позднее 5 января текущего года (п. 20 Типовых правил № 213).

В частности, на соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15). Хотя, на наш взгляд, не будет большой проблемой, если график будет составлен позже.

Главное — успеть до то того, как в текущем году в отпуск пойдет первый работник.

Форма. Утвержденной формы графика отпусков нет. Поэтому учреждение вправе разработать такой документ самостоятельно. При этом следует помнить, что график отпусков нужно доводить до сведения работников под подпись. Как это сделать? Полагаем, что самый рациональный способ — ввести в форму графика отдельную графу «подпись работника».

В качестве примера приведем форму графика отпусков на рис. 1.

Нюанс. В бюджетных учреждениях разных отраслей есть свои особенности предоставление отпусков.

Так, например, для учебных заведений следует учитывать нормы Порядка № 346 о предоставлении отпуска продолжительностью до 56 календарных дней руководителям заведений образования, педагогическим, научно-педагогическим и научным работникам. На основе этого построен график из примера на рис. 1.

Рис. 1. График отпусков

А, например, госслужащим и служащим органов местного самоуправления полагается дополнительный отпуск за стаж службы. Напомним, он относится к ежегодным отпускам, которые предоставляются за отработанный год. Это тоже нужно учитывать при составлении графика отпусков.

Внимание! Графы 1 — 8 и 11 приведенного графика заполняются в период планирования отпусков, а графы 9 и 10 — по мере их использования.

С графиком разобрались. А теперь о том, что касается уведомления.

Уведомление и приказ

Работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска. Сделать это нужно не позднее, чем за 2 недели до установленного графиком срока. Это предусматривает ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках.

Причем есть два способа:

1) вручить работнику уведомление о дате начала отпуска;

2) ознакомить работника под подпись с приказом о предоставлении ему отпуска. Но помните: чтобы соблюсти срок уведомления, такой приказ должен быть издан как минимум за 2 недели до даты отпуска.

Приведем примеры этих документов. Начнем с уведомления.

Форма уведомления о дате начала отпуска не утверждена. Потому разработать ее можно самостоятельно. При этом одним из обязательных реквизитов является место для подписи работника об ознакомлении. Пример вы видите на рис. 2.

Рис. 2. Уведомление о дате начала отпуска

Теперь что касается приказа.

Типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (№ П-3) утверждена приказом № 489. На его основе мы заполнили примерный приказ на рис. 3.

Основание для составления этого приказа — утвержденный график отпусков.

Впрочем, приказ о предоставлении отпуска можно разработать и в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3 и соблюдая ДСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов».

Рис. 3. Приказ о предоставлении отпуска

Не забудьте информацию о предоставлении отпуска, в том числе из приказа, отразить в разделе IV «Отпуска» личной карточки работника, (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495).

Заявление

Если работник уходит в отпуск по графику, то подавать заявление о предоставлении ему отпуска нет необходимости. Но если случилось так, что отпуск понадобился в другое время (не по графику), то в процедуре оформления появляется такой документ, как заявление.

Срок подачи заявления законодательно не установлен. Но здесь нужно помнить, что отпускные следует выплатить работнику не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст.

115 КЗоТ, ст. 21 Закона об отпусках, письмо Минтруда от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09).

А это значит, что заявление должно попасть к руководству хотя бы за 4 календарных дня до начала отпуска.

Относительная «свобода действий» распространяется и на форму заявления. Поскольку она законодательно не утверждена, оформить заявление можно произвольно. Пример заявления мы привели на рис. 4.

Рис. 4. Заявление на предоставление ежегодного основного отпуска

Ответственность

Теперь вы знаете, какие документы нужно оформить, чтобы отправить работника в отпуск по всем правилам законодательного «этикета». При этом нужно помнить, что отсутствие некоторых документов грозит штрафными санкциями.

Важно! Отсутствие графика отпусков и уведомления о дате начала отпуска может повлечь за собой проблемы.

Во-первых, если работодатель в установленный срок не предупредит работника о начале отпуска, тот может потребовать перенести отпуск на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

Во-вторых, начиная с 01.01.2015 г. работодателя могут оштрафовать в размере минимальной зарплаты на основании абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ. На сегодня это 3723 грн. Указанный штраф налагают специалисты Госслужбы по вопросам труда, квалифицируя такое нарушение как «нарушение других требований трудового законодательства».

Заметим: размер этого штрафа не зависит

Источник: https://i.factor.ua/journals/bb/2018/may/issue-20/article-36810.html

Оформление отпуска

Оформление отпуска

Работники, с которыми оформлен трудовой договор, имеют право на отпуск.

Основной ежегодный отпуск не может быть менее 24 календарных дней за отработанный год, который исчисляется со дня заключения трудового договора. Такой отпуск предоставляется согласно графику отпусков. Основанием для его предоставления является наличие необходимого стажа работы.

В стаж работы для предоставления отпуска включаются определенные периоды и время работы, установленные ст. 9 Закона об отпусках. Исчисляется стаж в зависимости от вида предоставляемого отпуска (основной, дополнительный и т. п.).

Продолжительность отпуска независимо от режимов и графиков работы рассчитывается в календарных днях. Праздничные и нерабочие дни, установленные ст.

 73 КЗоТ, при определении продолжительности ежегодных и дополнительных отпусков не учитываются.

Если праздничный или нерабочий день приходится на период отпуска, то отпускной период увеличивается на количество таких дней (ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках).

Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, – 69 календарных дней.

По желанию работника ежегодные дополнительные отпуска могут предоставляться как одновременно с ежегодным основным отпуском, так и отдельно от него.

Право работника на ежегодный отпуск полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания шести месяцев непрерывной работы (ст. 10 Закона об отпусках).

При предоставлении работнику ежегодного отпуска до окончания шестимесячного срока непрерывной работы его продолжительность определяется пропорционально отработанному времени.

Ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться работникам в любое время соответствующего рабочего года.

До наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы у предпринимателя по желанию работника отпуск полной продолжительности предоставляется, в частности:

  • женщинам (перед отпуском по беременности и родам или после него, а также женщинам, имеющим двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида);
  • инвалидам;
  • лицам в возрасте до 18 лет (несовершеннолетним);
  • мужьям, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам;
  • совместителям (одновременно с отпуском по основному месту работы);
  • работникам, имеющим путевку для санаторно-курортного лечения.

Статьей 10 Закона об отпусках определены категории работников, которым ежегодные отпуска предоставляются по их желанию в удобное для них время. К таким категориям, в частности, относятся:

  • лица в возрасте до 18 лет;
  • инвалиды;
  • женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него;
  • женщины, которые имеют двоих или более детей до 15 лет или ребенка-инвалида;
  • одинокая мать (отец), воспитывающая ребенка без отца (матери), и др.

Для отдельных категорий работников предусмотрены отпуска большей продолжительности, нежели 24 календарных дня. Предприниматель обязан предоставить им отпуск такой продолжительности, и уменьшить его своим решением он не имеет права.

Так, лицам в возрасте до 18 лет отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день; инвалидам I и II группы – 30 календарных дней, III группы – 26 календарных дней; редакторам и журналистам – 36 календарных дней и др.

Ежегодный отпуск по желанию работника может быть разделен на части любой продолжительности. При этом непрерывная часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Причем необязательно, чтобы эта часть использовалась в первую очередь. Оставшиеся 10 дней отпуска работник может делить по своему усмотрению.

Если у предпринимателя трудятся работники-совместители, они также имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск в общем порядке. При этом совместителям предоставляется очередной отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы. Такой отпуск предоставляется независимо от срока работы у данного предпринимателя.

Если продолжительность отпуска по основному месту работы больше, чем по совместительству, работнику обязаны предоставить отпуск без сохранения зарплаты на срок до окончания отпуска по основному месту работы.

Подтверждением тому, что работнику предоставляется отпуск по основному месту работы, может служить справка произвольной формы, оформленная по основному месту работы, в которой указывается начало и конец отпуска.

Дата начала отпуска согласуется между предпринимателем и работником. При этом предприниматель должен письменно уведомить работника о дате начала отпуска за две недели до его начала согласно графику отпусков. Если предприниматель своевременно не уведомил работника или не выплатил отпускные, ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период.

В соответствии с действующим законодательством отпуск может предоставляться не по графику отпусков, а на основании заявления работника в случаях, если:

  • отпуск предоставляется в первый год работы у предпринимателя;
  • оформляется часть ежегодного основного отпуска (при ее делении).

В данных случаях именно заявление работника о предоставлении ему отпуска будет являться основанием для издания приказа об отпуске.

Приведем пример заявления.

ФЛП Гринченко С. И.

Продавца Бойко Н. Л.

Заявление

Прошу предоставить основной ежегодный отпуск с 05.02.2018 г. на 24 календарных дня.

Источник: http://chp.com.ua/naemnye-rabotniki/otpusk

информационно-правовое обеспечение

Оформление отпуска

Впереди лето. Приближается время отдыха. Рассмотрим, с какими вопросами может столкнуться бухгалтер, оформляя отпуск сотрудникам фирмы.

Считаем стаж

Всем работникам раз в год должен быть предоставлен отпуск. Причем место работы, должность и заработная плата за сотрудниками на этот период сохраняются (ст. 114 ТК).

Кстати, не забудьте, что законодатели имеют в виду не календарный, а «рабочий» год. То есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу.

Об этом недавно напомнили чиновники из Федеральной службы по труду и занятости (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. N 473-6-0).

Пример

Сотрудник устроился на фирму ООО «Янтарь» с 15 апреля 2007 года. Первый раз он имеет право взять отпуск после шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК). Получается: с 16 октября 2007 года. Следующий отпуск ему положен в период с 16 апреля 2008 года по 15 апреля 2009 года, то есть в течение второго года работы.

Казалось бы все просто, и надо лишь не забывать, что для каждого год свой. Однако на практике сотрудник вряд ли будет работать без перерывов.

Ведь он может взять дни «за свой счет» или уехать на повышение квалификации, или заболеть, да и попросту прогулять.

Поэтому для того, чтобы подсчитать границы «рабочего» года, надо знать, какое время входит в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а какое нет.

Подробно этот вопрос законодатели разобрали в статье 121 Трудового кодекса. В ней указано, что в стаж, кроме фактически отработанного времени, нужно включать те дни, когда сотрудника на работе не было, но место за ним сохранялось.

Например, период повышения квалификации с отрывом от работы, праздничные и выходные дни, время ежегодного отпуска, а также отпуск по беременности и родам.

Засчитывают и время «вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе», а также «период отстранения от своих обязанностей сотрудника не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине».

В этой же статье указаны и исключения. Так, при подсчете стажа, дающего право на оплачиваемый отпуск, надо исключить прогулы и отпуск по уходу за ребенком. Не считают и дни, которые сотрудник взял «за свой счет», но только если общая продолжительность таких отпусков в течение года превысит 14 календарных дней.

Еще в прошлом году стаж работы для предоставления ежегодного отпуска терялся, только если за один раз работник брал больше семи дней без сохранения зарплаты. При этом количество таких отпусков не ограничивалось. С этого года правила изменились, теперь придется проверять, сколько пропущенных дней «накопил» сотрудник.

Если перечисленные выше периоды имели место, то границы «рабочего» года надо переносить.

Пример

Рассмотрим условия предыдущего примера.

Предположим, что сотрудник в мае два раза брал отпуск без сохранения зарплаты. Один продолжительностью 5 дней, а второй — 10. В результате работник пропустил «за свой счет» 15 дней. На этот срок надо перенести дату, с которой он сможет взять первый оплачиваемый отпуск. Так что это будет уже не 16 октября 2007 года, а 1 ноября 2007 года.

Итак, мы разобрались со стажем работы, который позволяет сотруднику претендовать на ежегодные 28 дней отдыха (ст. 115 ТК). Но это всего лишь право на отпуск. Конкретный период отдыха сотрудников указан в графике отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника.

Такой график составляется с учетом «мнения выборного органа первичной профсоюзной организации» (ст. 123 ТК).

По договоренности между работником и руководством отпуск можно брать не полностью, а по частям (ст. 125 ТК). Рассмотрим, как избежать проблем, связанных с делением ежегодного времени отдыха.

Отдыхаем по частям

Законодатели установили только одно условие деления отпуска: одна из частей должна быть больше 14 календарных дней (ст. 125 ТК). Причем не важно первая это часть или последняя.

Оставшиеся дни отпуска можно разбить на любое количество частей, любой продолжительности. Хоть по одному дню. Это право сотрудника.

Конечно, если такое деление не помешает работе фирмы и дирекция пойдет навстречу работнику.

Когда в графике отпусков указана конкретная дата, с которой работник уходит в отпуск, то писать заявление не надо. Если же в графике записан лишь месяц, то сотруднику придется письменно уточнить дату начала своего отдыха.

Отпуск длиною в один день вряд ли будет заранее обозначен в графике. Так что в этом случае заявление просто необходимо. Дальнейшее оформление не должно отличаться от обычного. Несмотря на то, что унифицированная форма N Т-6 (утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1) не совсем подходит для однодневных отпусков, оформлять приказ лучше по ней.

Еще один вопрос, который часто возникает при разбиении отдыха на части, касается выходных дней. Ведь если разделить отпуск, например, на четыре части. Одна — 14 дней. Две части — по пять дней, с понедельника по пятницу (при пятидневной рабочей неделе), и последняя часть — четыре дня. То фактически сотрудник в общей сложности будет отдыхать не 28, а 32 дня.

То есть на четыре календарных дня больше, чем те, кто отгуляет все сразу. Решения этого вопроса нет в Трудовом кодексе. Вероятно, каждая фирма должна самостоятельно разобраться с частичными отпусками и с выходными, которые будут к ним примыкать.

Лучше закрепить в локальном нормативном акте компании или в коллективном договоре возможное количество и продолжительность частей отпуска.

Может быть и так, что работник часть своего отпуска не использовал. Тогда дни возможного отдыха переносят на следующий год (ст. 124 ТК). На что в этом случае стоит обратить внимание?

Прошлогодний отпуск

По-мнению специалистов из Федеральной службы по труду и занятости, «ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем». Причем соблюдать их хронологическую последовательность необязательно (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. N 473-6-0).

В этом же письме трудовики напомнили, что по просьбе сотрудника фирма может выплатить денежную компенсацию, но только за ту часть неиспользованного ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Причем такая замена «является правом, а не обязанностью работодателя», — подчеркнули чиновники.

Внимание

Не забудьте, что с октября прошлого года изменился порядок расчета среднего заработка для оплаты отпусков (ст. 139 ТК). Теперь рассчитывать отпускные нужно исходя из заработной платы за 12 полных календарных месяцев, предшествующих началу отпуска (а не за три, как было раньше). Соответственно и делить полученную сумму надо на 12. Изменили также и коэффициент. Он стал равен 29,4, а не 29,6.

Однако фирмы могут предусмотреть другой период расчета отпускных. Он только не должен ухудшить положение работников. Это право можно закрепить в коллективном договоре или в локальном нормативном акте компании.

Отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала.

Л. Изотова

Вверх

Источник: http://www.garant-e.ru/index.php/article/archive/759/

Как оформить ежегодный отпуск работнику: 8 правил для бухгалтера

Оформление отпуска

В статье разобраны нюансы предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Ознакомьтесь с перечнем правил, исключений из которых быть не может.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск следует предоставлять всем работникам, оформленным по трудовому договору. Право на ежегодный основной отпуск имеют не только штатные сотрудники, но и совместители, а также сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору на срок до двух месяцев, и сезонные работники.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодательможет перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части.

Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части.

Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбео предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

  • женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
  • сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
  • сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

в Контур.Школе

Вы узнаете, как правильно предоставить и оплатить отпуск работнику

Посмотреть

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ.

Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы.

А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/227

Порядок оформления отпусков работникам

Оформление отпуска

«Кадровый вопрос», 2012, N 7

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ

Все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отпуск должен оформляться в соответствии с законодательством. Отпуск представляет собой отрезок времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Отпуска бывают нескольких видов:

1) ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется всем категориям работников, согласно ст. 115 ТК РФ его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Трудовое законодательство выделяет некоторые категории работников, которым предоставляется отпуск более чем 28 календарных дней:

— инвалиды — не менее 30 календарных дней;

— работники пожилого возраста, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания и работающие на условиях трудового договора, — 30 календарных дней;

— работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) или занятые на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ), — 2 рабочих дня за каждый месяц работы;

— работники в возрасте до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

— педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней;

2) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.

Согласно ст.

117 ТК РФ дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия его предоставления устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. В настоящее время до сих пор действует Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22.

Лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются ежегодные дополнительные отпуска продолжительностью 24 календарных дня, в приравненных к ним местностях — 16 календарных дней, в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, — 8 календарных дней.

Дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней предоставляется гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Финансирование данных отпусков осуществляется за счет средств федерального бюджета.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам с ненормированным рабочим днем. Продолжительность такого отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и не может быть менее 3 календарных дней.

Для некоторых категорий работников дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами, которые регулируют их профессиональную деятельность. Обычно эти законы устанавливают такие отпуска за многолетний стаж работы. Максимальный же дополнительный отпуск для таких работников — 15 календарных дней. Его предоставляют, когда их стаж превысит 20 лет.

Также право на дополнительный отпуск за выслугу лет имеют судьи, педагоги, таможенники, работники легкой промышленности и лесного хозяйства;

3) ежегодный дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляется лицам, обучающимся в аспирантуре по заочной форме обучения (продолжительностью 30 календарных дней);

4) отпуск без сохранения заработной платы;

5) отпуск по беременности и родам;

6) отпуск по уходу за ребенком;

7) отпуска работникам, усыновившим ребенка;

8) отпуска работникам, совмещающим работу с обучением;

9) отпуск с сохранением средней заработной платы для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук (продолжительностью соответственно 3 или 6 месяцев).

Очередность предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска определяется графиком отпусков (форма N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

График отпусков составляется на предстоящий календарный год, утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее 14 дней до наступления календарного года.

При составлении графика отпусков должны учитываться:

— трудовое законодательство;

— специфика деятельности организации;

— пожелания работников.

График отпусков состоит из двух частей: реквизитной и табличной.

Реквизитная часть содержит наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дату составления, календарный год, на который составляется график отпусков.

График отпусков может составляться либо только на основании заявления работника на отпуск, либо по рассмотрению руководства, но с учетом пожеланий работников.

В любом случае не стоит забывать о том, что, если работник не воспользуется своим правом на отпуск в удобное время или он не подаст заявление и ему не будет вообще предоставлен отпуск, это повлечет нарушение его конституционного права.

На руководителя ложится ответственность за соблюдение порядка составления графика отпусков и контроль за своевременностью использования ежегодных отпусков работниками.

В том случае, если работник принят на работу после утверждения графика отпусков, возможно предоставление отпуска на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику.

Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика — в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска.

В графе «Количество календарных дней» указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, при этом суммируется основной и дополнительный отпуск.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней.

При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз — по числу предоставляемых частей отпуска.

Впервые после трудоустройства воспользоваться правом на отпуск работник может по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации, при этом по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Трудовым законодательством предусмотрена категория лиц, которым должен предоставляться отпуск по заявлению независимо от стажа работы. К ним относят:

— женщин — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;

— работников в возрасте до 18 лет;

— мужа — в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;

— граждан, награжденных знаком «Почетный донор России»;

— ветеранов боевых действий;

— супругов военнослужащих;

— граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

— Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы;

— полных кавалеров ордена Трудовой Славы;

— граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получивших суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр).

Работодатель должен сообщить работнику о начале его отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

При оформлении отпуска сотрудника могут использоваться следующие виды приказов:

1) приказ о предоставлении отпуска работнику (формы N Т-6 и N Т-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Данный приказ имеет место в случае предоставления сотруднику очередного отпуска.

В данном приказе необходимо отразить информацию о стаже работника, который рассчитывается в соответствии с нормами ст. 121 ТК РФ. Подсчет стажа осуществляется на основании личной карточки работника.

Стоит отметить, что стаж работы начинает исчисляться с момента начала работы у данного работодателя, в том числе учитывается время нахождения в отпуске, невыхода на работу в соответствии с законодательством (время болезни, командировки), праздничные и нерабочие дни, время вынужденного прогула при незаконном увольнении и т. д. Не подлежат включению в стаж периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Как известно, замена отпуска денежной компенсацией является правом работодателя, но при этом производится исключительно на основании письменного заявления работника. В этом случае возникает необходимость в издании приказа о выплате работнику компенсации за часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней;

2) приказ об отзыве работника из отпуска.

Отзыв работника из отпуска может осуществляться только на основании согласия работника в письменном виде. Приказ об отзыве сотрудника из отпуска издается со ссылкой на письменное согласие работника.

Если сотрудник откажется выходить на работу во время отпуска, этот факт не может быть рассмотрен как нарушение трудовой дисциплины.

Не могут вызываться из отпуска несовершеннолетние работники, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

В случае согласия работника на вызов из отпуска часть неиспользованного отпуска может быть использована в любое время в текущем календарном году или быть присоединена к следующему отпуску. Заработная плата должна быть пересчитана.

Денежные суммы, приходящиеся на неиспользованные дни отпуска, направляются на выплату текущей заработной платы за время работы после выхода из отпуска, а при предоставлении этих дней в другое время средний заработок для их оплаты подсчитывается заново;

3) приказ о переносе отпуска.

Отпуск переносится в том случае, когда его предоставление работнику может неблагоприятно сказаться на деятельности организации. Перенос осуществляется с согласия сотрудника на следующий рабочий год.

Но стоит помнить, что отпуск должен быть использован до окончания следующего календарного года.

Запрещается перенос отпуска или его непредоставление работникам до 18 лет, работникам, занятым на работах с вредными условиями, а также непредоставление отпуска в течение двух лет.

Отпуск может переноситься также на основании докладной записки руководителя структурного подразделения.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен по желанию работника в связи с временной нетрудоспособностью работника или выполнением государственных обязанностей во время очередного отпуска.

В этом случае ему необходимо представить заявление, при этом руководитель должен рассмотреть обоснованность переноса.

В случае отсутствия у работника достаточных оснований на перенос отпуска руководитель может отказать в удовлетворении заявления.

Как таковая форма приказа о переносе отпуска не предусмотрена, но он должен содержать информацию о причине переноса отпуска, а также основание издания. После издания приказа вносятся исправления в график отпусков;

4) приказ о продлении отпуска.

Согласно ст.

124 ТК РФ продление ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в следующих ситуациях:

— временная нетрудоспособность работника;

— исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

— другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Как известно, решение о продлении отпуска принимается, когда перечисленные выше обстоятельства наступают во время ежегодного оплачиваемого отпуска. Если обстоятельства наступают до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск признается несостоявшимся и принимается решение о его переносе.

На бланке приказа организации содержатся сведения о причине продления отпуска, количестве дней, на которые продлевается отпуск, а также ссылка на основание издания приказа.

В случае наступления временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается на число календарных дней болезни работника автоматически (без издания приказа). Желательно предусмотреть в локальном нормативном акте организации обязанность работника предупреждать непосредственного руководителя о невыходе из отпуска до запланированной даты окончания отпуска.

А. Пфеффер

Эксперт журнала

Подписано в печать

10.07.2012

Источник: https://hr-portal.ru/article/poryadok-oformleniya-otpuskov-rabotnikam

Страж закона
Добавить комментарий