Классификация бухгалтерских документов

5.3 Классификация бухгалтерских документов

Классификация бухгалтерских документов

Совершающиеся в процессе деятельностиорганизаций хозяйственные операцииразнообразны по своему содержанию. Этимобуславливается различие форм исодержания документов, которымиоформляются хозяйственные операции.Различия в документах вызываются такжеспособами их оформления и последующейобработки в учетном процессе.

Правильному составлению и использованиюдокументов в бухгалтерском учетеспособствует их классификация.

Под классификацией документов понимаютих группировку по определенным признакам(таблица 5.2).

Таблица5.2 —Схемаклассификации бухгалтерских документов

ПризнакклассификацииВиддокументаХарактеристикаПримеры
По назначениюРаспорядительныеСодержат распоряжение на проведение хозяйственной операции, однако факт ее совершения не подтверждают и поэтому основанием для учетной записи не являютсяДоверенность на получение материальных ценностей, чек на получение денег с расчетного счета
ОправдательныеСоставляются в момент совершения хозяйственной операции, отражая ее исполнение лицом, предоставившим такой документТоварно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер, авансовый отчет
КомбинированныеСочетают разрешительный и оправдательный характер. Их использование позволяет сократить количество документов, упростить и ускорить процесс бухгалтерской обработки информацииРасходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта, расчет заработной платы за время отпуска
По местусоставленияВнутренниеСоставляются и используются для оформления хозяйственных операций, совершаемых внутри организацииКассовые ордера, платежные ведомости товарные отчеты
ВнешниеПоступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организацииСчет-фактура поставщика, платежное поручение
По степени обобщения информацииПервичныеСоставляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончанияКассовые ордера, платежные требования, платежные поручения
СводныеСоставляются для обобщения информации о хозяйственных операциях, оформленных ранее первичными документамиКассовый отчет, авансовый отчет товарно-денеж-ный отчет

Окончаниетаблицы5.2

ПризнакклассификацииВиддокументаХарактеристикаПримеры
По способу охватаоперацийРазовыеНеобходимы для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременноТоварно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер
НакопительныеСлужат для регистрации и накапливания данных по однородным хозяйственным операциям, совершаемым в разное время в течение определенного периодаОтчет о движении товаров по складу, заборный лист, лимитно-заборная карта

Бухгалтерские документы классифицируютсяпо следующим признакам:

1) по назначению;

2) месту составления;

3) степени обобщения информации;

4) способу охвата операций.

По назначениюдокументы делятся нараспорядительные, исполнительные(оправдательные), комбинированные,документы бухгалтерского оформленияи нормативные.

К распорядительным документамотносятся письменные распоряженияуполномоченных лиц на выполнениеопределенных хозяйственных операций:приказы, распоряжения, записки о приемеи увольнении с работы, об отпуске и др.

Их основное назначение – передачауказаний руководящих работниковнепосредственным исполнителям.

Этидокументы еще не содержат в себеподтверждения фактов совершенияопераций, поэтому сами по себе не могутслужить основанием для отраженияопераций в учете.

Исполнительные (оправдательные)документыудостоверяют факт совершенияопераций, подтверждают их выполнениеи составляются в момент совершенияоперации. К ним относятся различныеведомости по заработной плате, акты,накладные, приходные ордера на поступившиематериалы, счета, платежные требованияна отпущенную продукцию и др.

Чаще всего напрактике применяются комбинированныедокументы,которые объединяют признаки распорядительныхи оправдательных.

Они содержат распоряженияна совершение хозяйственных операцийи удостоверяют факт их выполнения.

Ктаким документам относятся приходныеи расходные кассовые ордера, требованияи накладные на отпуск материалов,объявления о взносе наличных денежныхсредств на расчетный счет, наряды и др.

Так, например, требование на отпускматериалов содержит не только количествозатребованного материала и подписи лицпо строке «Затребовал» и «Разрешил»,но и фактическое количество отпущенногоматериала и подписи лиц по строкам»Отпустил» и «Получил».Аналогичным комбинированным документомявляется и наряд на сдельные работы,где указывается не только заданнаяработа и ее объем, но также и фактическоеисполнение задания с соответствующимиподписями и показателями.

К отдельной группе относятся документыбухгалтерского или учетного оформления(комбинированные).

Документами бухгалтерского оформленияназываются такие документы, которыесоздаются аппаратом бухгалтерии дляподготовки учетных записей.

Онисоставляются в бухгалтерии на основанииранее оформленных документов ипредназначены для отражения бухгалтерскихзаписей в учетных регистрах с цельюускорения учетного процесса.

В этихдокументах нет распоряжения на проведениехозяйственной операции и нет подтвержденияфакта ее совершения. Например, расчетсуммы претензии по иску, расчет амортизацииосновных средств и нематериальныхактивов, расчеты товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформленияотносятся также бухгалтерские справки.Они составляются в тех случаях, когданужно перенести сумму с одного счетана другой, оформить закрытие счета,исправить ошибки, допущенные в учетныхзаписях и т.п. Необходимость в этомвозникает довольно часто, и поэтомусправки такого рода в бухгалтерскойпрактике весьма распространены.

По месту составлениядокументыподразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документысоставляютсяна том предприятии (организации,учреждении), где произошла (совершилась)хозяйственная операция (приходныйкассовый ордер). Эти документы не выходятза пределы организации.

Внешние документыпоступают отдругих организаций (извне) и имиоформляются операции, осуществляемыемежду предприятиями. Например, платежноетребование о перечислении денег заотпущенную продукцию, накладные,счета-фактуры контрагентов.

Отдельныевнутренние документы в результатесовершаемых хозяйственных операцийстановятся внешними, например, денежныечеки, платежные поручения.

При заполнениивнутренних документов достаточноуказать только обязательные реквизиты,а при составлении внешних документовнеобходимо еще добавить дополнительныереквизиты документов для полнотыхарактеристики хозяйственной операции.

По степени обобщения информации бываютпервичные и сводные документы.

Первичные документыотражают фактсовершения отдельных хозяйственныхопераций и составляются в момент ихсовершения.

Они являются первым формальнымдоказательством того, что данные операциидействительно выполнены. Примеромпервичного документа служит приходныйордер.

Он составляется при поступленииматериалов на склад и свидетельствуето выполнении кладовщиком данного емураспоряжения об их приеме.

Сводныминазываются документы,составляемые на основе первичныхдокументов. В них отражаются операции,ранее уже оформленные соответствующимипервичными документами.

К своднымдокументам относят авансовый отчет,который заполняется на основаниипервичных документов, где указываютсявсе расходы, произведенные подотчетнымлицом, расчетно-платежные ведомостипо заработной плате или ведомостивыпуска готовой продукции, различныевнутренние отчеты (например, отчет одвижении материальных ценностей поскладу) и др. Все эти документы обязательносодержат дополнительные данные, помимотех, которые имеются в первичныхдокументах, явившихся базой для ихсоставления.

Сводные документы служат, во-первых,для объединения данных первичныхдокументов и получения укрупненныхпоказателей и, во-вторых, для группировкиданных первичных документов с цельюполучения дополнительных сведений обучитываемых операциях и отражения этихопераций в новом разрезе. Следовательно,сводные документы используются каксредство обработки исходных первичных данных об операциях.

По способу охвата операцийдокументыделятся на разовые и накопительные.

К разовымотносятся документы, отражающие, какправило, одну хозяйственную операцию.Отличительная черта этих документов -сразу же после составления они передаютсяв бухгалтерию и могут служить основаниемдля бухгалтерских записей. Примеромтаких документов служат требования,кассовые ордера, денежные чеки, накладныеи др.

Накопительные илимногоразовые первичные документы служатдля отражения многократно повторяющихсяоднородных операций, отличающихсятолько датой и количественнымипоказателями.

Эти переменные данные пооперациям записываются в документ помере их осуществления и подтверждаютсяподписями участников или другимустановленным способом.

Окончательноеоформление документа и передача его вбухгалтерию осуществляются в установленноевремя, но, как правило, не позже концамесяца.

Такими документамиявляются лимитно-заборные карты иливедомости на отпуск материалов, маршрутныекарты по обработке партии деталей иначислению по ней заработной платы,ведомости учета выработки и др.Накопительные документы экономят времяи бумагу на оформление операций, ноограничивают время при обработке их вконце месяца, а также затрудняютгруппировку (расчленение) информации.

Кроме названных, существует еще целыйряд классификационных признаков длягруппировки документов.

По виду материальных носителейинформациидокументы делят натрадиционные (бумажные) и машинные(технические).

Машинные носителиинформации, наряду с огромнымидостоинствами в обработке и записиданных, имеют и ряд недостатков, например,для их визуального просмотра и расшифровкинеобходимы специальные устройства-дисплеи, автоматические печатныеустройства, датчики и др.

Нет надежныхспособов подтверждения данных типапечати и подписей лиц, способов защитыв виде бланков, выполненных на специальнойбумаге, надежного хранения и т. п.

Темне менее, благодаря этим носителям исовременной счетной технике в бухгалтерскомучете и других сферах деятельностичеловека в настоящее время происходитпоистине революционный переворот, а вбухгалтерском учете наступает «эрабезбумажной бухгалтерии».

По степени использованиятехники различают документы, заполненныевручную, машинным способом и полученныеавтоматически.

Документация является основой учета,поэтому от того, как организован первичныйучет и каково качество бухгалтерскихдокументов, зависят своевременность иточность отражения хозяйственныхопераций, последующее принятиеуправленческих решений и в конечномсчете результатыдеятельности организации.

Путями совершенствования первичногоучета и бухгалтерских документовявляются:

1) унификация документов и их материальныхносителей, т.е. создание единой структурыдокументов и форм их носителей дляразличных отраслей национальнойэкономики (например, кассовые ордера,банковские документы и др.);

2) стандартизация документов, т.е. созданиеодинаковых стандартных размеровматериальных носителей однотипныхдокументов;

3) автоматический съем первичных данных;

4) широкое применение вместо бумажныхтехнических носителей, терминалов,видеозаписей;

5) сокращение количества документов, ненесущих полезных данных для управления;

6) освобождение документов отпроизводственных показателей;

7) изъятие постоянных реквизитов ииспользование базы данных (БД) ираспределенной базы данных (РБД);

8) введение показателей, необходимыхдля контроля, анализа.

Источник: https://studfiles.net/preview/5443795/page:3/

22. Понятие, классификация бухгалтерских документов и их значение в правоприменительной деятельности — Судебная бухгалтерия. Краткий курс

Классификация бухгалтерских документов

Документом (от лат. dokumentum — «свидетельство, доказательство») в бухгалтерском учете является письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции или доказательства совершения экономических преступлений.

Документирование — это сплошное и непрерывное отражение на материальных носителях информации хозяйственных операций в целях контроля за ними и ведения текущего бухгалтерского учета.

Бухгалтерские документы можно классифицировать по семи основаниям.

По назначению:

1) распорядительные (доверенность, платежное поручение);

2) оправдательные (накладные, платежные требования);

3) бухгалтерского оформления (ведомости, справки, расчеты);

4) комбинированные (кассовые ордера, авансовые отчеты);

По содержанию операции:

1) материальные (приходный ордер);

2) денежные (платежное поручение);

3) расчетные (счет-фактура).

По порядку отражения операции:

1) первичные (чек, кассовый ордер);

2) сводные (кассовый отчет);

3) разовые (чеки, платежные требования).

По способу охвата операции:

1) разовые (чеки, платежные требования);

2) накопительные (лимитно-заборная карта и др.).

По количеству учитываемых позиций:

1) однострочные (документы, имеющие одну учетную позицию);

2) многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления:

1) внешние (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные);

2) внутренние (накладные, кассовые ордера);

По степени использования средств механизации:

1) заполняемые на машинах полностью или частично (машинно-считываемые документы, дуэаль-карты);

2) заполняемые ручным способом (накладная, чек и др.).

Впервые совершенная хозяйственная операция фиксируется в первичных документах. В соответствии со ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Те документы, которые отвечают требованиям ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», называются полноценными.

Если в бухгалтерском документе отсутствует хотя бы одно из законодательных требований, он является неполноценным (недоброкачественным).

Неполноценные документы делятся на 3 группы:

1) неправильно оформленные: без необходимых реквизитов, с лишними реквизитами, с ненадлежащими реквизитами;

2) отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться;

3) отражающие вымышленные операции.

Подложные документы делятся на 2 вида:

1) фальсифицированные (материальный подлог);

2) содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог).

Признаки подложных документов:

1) несоответствие данных в документах о движении материальных ценностей и товарно-транспортных накладных;

2) отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их в меньшем количестве, чем отпущено поставщиком;

3) отсутствие платежного требования-поручения предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;

4) отсутствие транспортных документов, свидетельствующих о транспортировке материалов;

5) несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;

6) наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были в приходе.

Значение бухгалтерских документов в правоприменительной деятельности:

1) имеют большое значение при проведении документальных ревизий и проверок по уголовным и гражданским делам;

2) бухгалтерские документы в процессе наведения справок оперативными работниками могут быть полезными при решении конкретных задач оперативно-разыскной деятельности и в конечном итоге послужить основанием для возбуждения уголовного дела;

3) все виды документов исследуются не только судебно-бухгалтерской экспертизой, но и другими видами экспертиз;

4) способствуют установлению истины по уголовному либо гражданскому делу, хозяйственному спору и имеют существенное значение в качестве доказательств, а также в процессе судебного следствия при их оглашении судом.

Бухгалтерские документы — это важный источник сведений о незаконных деяниях в экономической сфере. Они могут применяться в качестве доказательств, поэтому должны обязательно приобщаться сотрудниками правоохранительных органов к делу.

Источник: https://www.e-reading.club/chapter.php/128113/22/Romanov_-_Sudebnaya_buhgalteriya._Kratkiii_kurs.html

6.1. классификация бухгалтерских документов, исправление ошибок в документах и их хранение

Классификация бухгалтерских документов

Документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт свершения хозяйственной операции.

По назначению документы делятся на:

· распорядительные (приказы, разрешения, доверенности и т.д.);

· оправдательные, подтверждающие факт свершения хозяйственной операции,  (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт приёмки передачи и др.);

· комбинированные, дающие разрешение на совершение хозяйственной операции и ее исполнение (авансовый отчёт);

· документы бухгалтерского оформления (бухгалтерские справки, бухгалтерские расчеты, которые помогают вести бухгалтерский учет на предприятии).

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы отражают момент совершения хозяйственной операции (кассовые ордера, банковские чеки и т.д.).

Сводные документы отражают несколько хозяйственных операций, связанных между собой экономически. Они составляются на основе первичных документов (кассового отчета, материального отчета и т.д.).

К оформлению документов предъявляются следующие требования:

1) своевременность;

2) достоверность;

3) чистота заполнения;

4) заполнение всех реквизитов;

5) наличие подписи.

Реквизиты бывают обязательные и необязательные.

К обязательнымреквизитам относятся: наименование документа, дата, содержание хозяйственной операции, измерители, наименование должностных лиц ответственных за совершение хозяйственной операции и за правильность её оформления. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты, которые называются необязательными.

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений.

Если все-таки в документе допущены ошибки, то они исправляются корректурным способом, то есть неправильно записанное слово или сумма зачеркивается тонкой линией, и сверху надписывается правильная сумма или слово.

На свободном поле делается запись: «Исправленному «…» верить». Ставится дата и подпись лица, внесшего исправление. На особо важных документах эти подписи заверяются печатью.

На денежных документах: приходном кассовом ордере, расходном кассовом ордере, чеках, расчетных и платежных ведомостях на заработную плату – никаких исправлений не допускается, они переписываются.

Документы, составляются на специальных бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются по форме, арифметически и по существу. По форме  проверяется правильность заполнения. По существу  проверяется, законна ли хозяйственная операция. Арифметическая проверка включает в себя таксировку (умножение цены на количество).

Проверенные бухгалтерские документы подвергают бухгалтерской обработке, то есть их группируют и размечают (контируют). Контировка – это проставление корреспонденции счетов на документах.

Первичные документы хранятся отдельно от регистров. Хранение оговаривается в правилах главного архивного управления.

Первичные документы хранятся 3 года, документы, связанные с налогообложением – 6 лет,

На каждом предприятии составляется график документооборота(табл. 6.1), в котором указывается наименование документов, сроки их прохождения от структурных подразделений до бухгалтерии, указываются фамилии лиц, ответственных за составление и прохождение документов.

Таблица 6.1 График документооборота

Наименование документаСоставлениеПодпись лица, уполномоченного на совершение данной операцииИсполнениеПередача в бухгалтериюОбработка документаПередача в архив
Приходный кассовый ордерБухгалтер, заместитель главного бухгалтераГлавный бухгалтерКассирКассирБухгалтер общей группы  (финансовой группы)Бухгалтер
Товарная накладнаяНачальник отдела продажРазрешение на отпуск (руководитель или заместитель)Заведую­щий складом, кладовщикЗаведу­ющий складомБухгалтерия, группа учета товаровЗаведующий складом, бухгалтерия

Документооборот– это движение первичных документов в бухгалтерском учете от момента их выписки или получения от других организаций, принятия к учету, обработки и до сдачи в архив.

Примеры документооборота по отдельным операциям приведены на рис. 6.1, 6.2.

Источник: http://libraryno.ru/6-1-klassifikaciya-buhgalterskih-dokumentov-ispravlenie-oshibok-v-dokumentah-i-ih-hranenie-teorbu/

Бухгалтерская документация, классификация и её значение

Классификация бухгалтерских документов

Цель бухгалтерского учета — это упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех производимых хозяйственных операций.

Все документы в бухгалтерском учете должны соответствовать требованиям законодательства. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в ФЗ №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», в «Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и других документах.

Документ — это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Бухгалтерские документы являются разновидностью управленческих документов.

В управленческой деятельности, особенно бухгалтерской, очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете » предусматривает формы первичных документов, которые могут приниматься к учету работниками бухгалтерии. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах первичных документов, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

По назначению:

распорядительные;

оправдательные;

бухгалтерского оформления;

комбинированные;

По времени составления:

первичные;

сводные;

По объему информации:

разовые;

накопительные;

По месту составления:

внутренние;

внешние;

По структуре:

табличные;

анкетные;

комбинированные.

По срокам хранения бухгалтерские документы подразделяются на четыре группы:

постоянного хранения;

временного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы — это учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

Для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются учетные регистры.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

книги;

карточки;

свободные листы;

машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры подразделяются на:

хронологические (регистрационный журнал);

систематические (главная книга счетов);

комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, учетные регистры подразделяются на:

синтетические (главная книга счетов);

аналитические (карточки);

комбинированные (журналы-ордера).

Бухгалтерская документация предприятий в соответствии с функциональным назначением каждого предприятия подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов следующим образом:

Учетная бухгалтерская документация;

Организационно-правовая документация бухгалтерии;

Отчетная бухгалтерская документация.

К учетной бухгалтерской документации относятся:

— документация по учету основных средств;

— документация по учету материальных запасов;

— документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся

предметов;

— документация по учету труда и заработной платы;

— документация по учету денежных средств, ассигнований, расходов;

— документация по учету расчетов;

— документы по учету внебюджетных средств.

К организационно-правовой документации бухгалтерии относятся:

— план счетов;

— документация по учетной политике предприятия;

— бухгалтерские учетные регистры ( главная книга, журналы,

ордера и пр.);

— инструкция об организации бухгалтерской деятельности;

— положение о бухгалтерии;

— положение о структурных подразделениях бухгалтерии;

— должностные инструкции работников бухгалтерии.

К отчетной бухгалтерской документации относятся:

— балансы (годовой, квартальные);

— отчеты (по видам) (годовые, квартальные);

— аналитические документы к балансам и отчетам;

— отчеты о проведении проверок (ревизий);

— отчеты по налогам;

— переписка по отчетам;

— документы по инвентаризации;

В условиях рыночных отношений перед бухгалтерским учетом ставятся следующие основные задачи:

— Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности ? руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним ? инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

— Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

— Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Предыдущая45678910111213141516171819Следующая

Дата добавления: 2016-11-02; просмотров: 1243; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

Источник: https://helpiks.org/8-71191.html

Классификация документов в бухгалтерском учете

Классификация бухгалтерских документов

Любой факт хозяйственной деятельности, отражаемый в бухгалтерском учете организации, должен подтверждаться документально. Эта непреложная истина означает, что само существование компании связано с ведением постоянного документооборота.

Отчетная обязанность предусматривает составление дополнительного вида бухгалтерских документов – бухгалтерского баланса и прочих форм, подаваемых в ИФНС по итогам года. Данные документы в свою очередь являются такой же неотъемлемой составляющей функционирования организации.

Естественно необходимость составления огромного потока бумаг без их систематизации способна вызвать хаос в бухгалтерии любой компании.

Чтобы структурировать работу с документами в подавляющем большинстве случаев используют различные методы распределения и хранения бумаг исходя из классификации бухгалтерских документов.

Первичные бухгалтерские документы

Основные факты хозяйственной деятельности, такие, как продажа или покупка товаров, оказание услуг клиентам,  отражаются в учете на основании первичных документов – накладных и актов.

Их еще называют документами первого уровня в бухгалтерском учете.

Как следует из названия, именно они являются отправной точкой для формирования учетных записей, на основании которых строится весь дальнейший документооборот компании.

Когда речь идет об исходящих накладных или актах, то их бланк компания вправе разрабатывать сама, либо же она может использовать типовые формы документов. Так или иначе используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены в учетной политике организации.

Входящие документы компания принимает по тем формам, которые предлагаются поставщиками и исполнителями. Разумеется, такие накладные и акты должны содержать все обязательные реквизиты.

В этом случае они будут являться также и закрывающими бухгалтерскими документами, то есть будут подтверждать факт исполнения обязательств стороны-исполнителя по договору.

Помимо первичных документов в документообороте компании можно выделить оправдательные документы в бухгалтерском учете. Это несколько более широкое понятие.

К оправдательным документам можно отнести, например, счета-фактуры, которые с одной стороны не относятся к первичным учетным документам, но с другой, являются основанием для принятия к вычету входящего НДС, выделенного в цене приобретаемых товаров или услуг.

Первичные и оправдательные документы являются наиболее многочисленными в учете компании. Их принято хранить в структурированных папках по конкретным видам бумаг.

Какого-либо конкретного предписываемого законом способа систематизации документов в бумажном виде не предусмотрено, так что бухгалтер компании вправе сам разработать систему, в которой будет легко ориентироваться и в случае, например, проверки, сможет быстро найти тот или иной документ.

Регистры в бухгалтерском учете

Систематизированные данные, отраженные в учете на основании первичных документов, образуют регистры бухгалтерского учета. Регистры используются для обобщения данных по конкретным счетам и, в конечном счете, позволяют формировать бухгалтерскую отчетность.

Формы регистров также разрабатываются фирмой самостоятельно и закрепляются для использования в учетной политике.

Согласно статье 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование регистра;
  • наименование организации, составившей регистр;
  • дата начала и окончания ведения регистра или период, за который этот регистр был составлен;
  • хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Выделяют регистры синтетического и аналитического учета. Первые включают в себя обобщенную информацию по деятельности организации. К таким регистрам относится, например, оборотно-сальдовая ведомость.

Регистры аналитического учета систематизируют данные по отдельным счетам бухучета, то есть предоставляют конкретную информацию по конкретным видам задолженностей, хозяйственных операций, остатков товаров и ТМЦ, имуществе и так далее.

Примером аналитического регистра может служить анализ по конкретному счету в разрезе субсчетов.

Бухгалтерские регистры, как аналитического, так и синтетического учета, могут составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа.

Различные программы, в которых большинство компаний ведут бухгалтерский учет, позволяют с легкостью решить проблему составления регистров: те или иные их виды можно сформировать и распечатать в любой момент, если бухгалтерия пристально следит за отражением в такой программе первичных документов.

Отчетные документы

Сформированные в должном порядке и в полном объеме регистры бухучета позволяют в конечном счете составлять бухгалтерскую отчетность компании.

Напомним, что для представителей малого бизнеса она включает в себя две формы: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах.

Более крупные компании помимо этих форм сдают отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств и пояснительную записку к бухгалтерскому балансу.

Поскольку показатели в отчетности базируются на данных регистров аналитического и синтетического учета, а те в свою очередь основываются на записях, отраженных на основании первичных учетных документов, то можно с легкостью проследить цепочку передачи сведений в бухучете: от конкретных фактов хозяйственной деятельности, до формирования обобщенных данных о компании в целом. Подобный подход нацелен, в том числе, на решение одной из основных задач бухучета – задачи формирования полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении, необходимой для внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности.

Источник: https://spmag.ru/articles/klassifikaciya-dokumentov-v-buhgalterskom-uchete

Классификация бухгалтерских документов

Классификация бухгалтерских документов

документов, структура и требования к их созданию, юридическое оформление документов. Функции бухгалтерских документов

Первичное наблюдение, документирование и документация играют большую роль в управлении деятельностью предприятием, а именно:

— дают представление о фактическом состоянии хозяйственных средств и их изменения в процессе кругооборота средств,

— обеспечивают прозрачность в работе предприятия и контроль за наличием движения имущества и денежных средств;

— является юридическим (правовым) свидетельством хозяйственных операций, которые осуществляются;

— является важным источником контроля для внешних и внутренних пользователей при проведении ревизии, аудита, анализа хозяйственной деятельности.

Первичные документы должны быть составлены на бумажных или машинных носителях (электронных) носителях. Соответственно этому существуют и требования и оформлению документов.

Порядок создания первичных документов, записей в регистрах бухгалтерского учета и хранения документов, реестров и отчетов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Полнота и достоверность показателей учета в значительной мере зависят от качества оформленных документов. Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты. Термин «реквизиты» происходит от латинского, что означает «нужное, необходимое». Такими реквизитами для любого первичного бухгалтерского документа являются:

· наименование и код формы документа;

· дата и место составления;

· название предприятия, от имени которого составлен документ;

· содержание и объем хозяйственной операции в денежном и натуральном измерении;

· должности, фамилии и подпись лиц или другой знак, позволяющий идентифицировать лицо, несет ответственность за предоставление разрешения на проведение хозяйственной операции, за проведение хозяйственной операции, за составление первичного документа.

В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты:

· идентификационный код предприятия или лица;

· номер документа;

· основание для осуществления операции;

· данные о документ, удостоверяющий личность;

· другие дополнительные реквизиты.

Главной составляющей документов является информация. Информация может бать недокументальной – незакреплённой, и документальной – закреплённой на соответствующем носителе (бумаге, магнитной ленте, дискете, лазерном диске), который предназначен для её хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, называют материальным носителем или носителем информации.

Если в первичном документе отсутствует какой-либо обязательный реквизит, такой документ является недоказательным и не может быть основанием для отражения такой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

К оформлению первичных бухгалтерских документов предъявляют следующие требования:

1) первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, непосредственно после ее окончания;

2) документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Государственным комитетом статистики Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими Министерствами и ведомствами, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм;

3) в случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами;

4) записи в первичных документах делают в темном цвете чернилами, шариковой ручкой, печатными средствами или принтером, которые обеспечивают хранение этих записей в течение установленного срока хранения документа и предотвращают несанкционированное исправление;

5) свободные строки в первичных документах прочерчивается;

6) в денежных документах суммы проставляют цифрами и прописью. Первое слово суммы записывают с краю и с большой буквы;

7) каждый первичный документ должен содержать данные о должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за его оформление;

8) руководитель предприятия приказом или распоряжением утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с выпуском товарно-материальных ценностей, имущества, выдачей денежных средств и документов. Круг таких лиц, как правило, ограничен;

9) запрещается принимать к исполнению документы на хозяйственные операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку учета средств и материальных ценностей, наносят ущерб государству, собственникам и иным юридическим и физическим лицам;

10) при составлении первичных документов за текущий период могут быть допущены ошибки, которые исправляют корректурным способом, то есть неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильный текст или сумму.

Исправление ошибок должно быть заверено надписью «исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления. В документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.

Ошибки в документах за предыдущий отчетный период исправляют методом «красное сторно»;

11) предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока, который регулируется специальным перечнем;

12) в случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. их печатают по образцам типовых или специализированных форм с обязательным печатанием номера;

13) ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы;

14) первичные документы могут быть изъяты у предприятия только по постановлению уполномоченных государственных органов в соответствии с действующим законодательством Украины, а именно органов дознания, органов предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой службы Украины и контрольно-ревизионной службы Украины. С разрешения и в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие, должностные лица предприятия могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

Большое значение в изложении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых образцов документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от вида деятельности и форм собственности.

Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов и удостоверений на командировку, товарно-транспортных накладных, расчетно-платежных ведомостей, налоговых накладных и других документов. Унификация документов обеспечивает широту использования, возможность широкого обработки на компьютерах, массовое тиражирование бланков, что удешевляет их стоимость.

Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовление.

Классификация бухгалтерских документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражается в их классификации, делении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту составления, по назначению, по порядку составления, по способу использования, по содержанию.

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются (выписываются) на предприятии и тут же используются (авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные кассовые ордера и тому подобное).

Внешние документы составляются на стороне, полученных от других предприятий и организаций. При поступлении обязательно регистрируются, оформляются, как правило, на бланках унифицированных форм (счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения и тому подобное).

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными являются документы, которые содержат распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции (приказы о приеме на работу и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей). Распорядительные документы не подтверждают факт осуществления операций, потому не могут бать основанием для учётных записей.

Исполнительными являются документы, где подтверждается факт осуществления хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, которое подало документ (авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и другие).

Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии.

Самостоятельного значения такие документы не имеют, но необходимы в учетном процессе.

К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения затрат, отчетные калькуляции) и другие.

Комбинированные документы совмещают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся авансовые отчеты, требования, наряды, расходные кассовые ордера и другие.

Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение распорядителя денежных средств о выдаче наличных и подтверждение о их фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя денег.

По порядку составления документы разделяют на первичные и сводные.

Первичные документы составляют в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после её осуществления (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и другие).

Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовые увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и другие).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и другие).

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц).

Такие документы используют многократно (табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и другие).

В отличие от разовых накопительные документы используются с целью учета после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей.

По содержанию документы делятся на денежные, расчетные, материальные.

Денежными документами оформляются операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и другие.

Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и другие).

Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карта и другие).

По количеству позиций, то есть по количеству строк документы делятся на однострочные (однопозиционные) и многострочные (многопозиционные).

По способу составления документы делятся на документы, составленные вручную, и документы, которые составляются с помощью компьютеров.

Из общей характеристики документов видно, что каждый документ относится одновременно к разным классификационным группам.

Так, например, акт приема-передачи основных средств является материальным документом и вместе с тем исполнительным, первичным, разовым и внутренним; счет-фактура поставщика — исполнительным, одноразовым, внешним; расходный кассовый ордер — комбинированный, первичным, разовым и внутренним и другие.

Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их содержание, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.

Дата добавления: 2016-04-02; просмотров: 1691; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Страж закона
Добавить комментарий