ГСМ при расчете налога на прибыль

Налог на прибыль расходы на ГСМ в полном объеме

ГСМ при расчете налога на прибыль

Да, исходя из текста вопроса, у организации есть все необходимые документы для учета расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль в полном объеме. Однако такое правило действует, если ГСМ были израсходованы в пределах норм, утвержденных организацией.

Если расход выходит за пределы таких нормативов, то наиболее правильным будет дополнительно документально обосновать данный факт. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п.

 1 ст. 252 НК РФ).

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения
Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм

Нет, не нужно.

Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г.

№ АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.

Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.

Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.

Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России. Издавать каждый сезон приказы не нужно.

Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.

Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).

Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Еще один вариант: заключить договор на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180.

Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.

Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы.

Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г.

№ 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение ГСМ для спецтехники (бензиновых газонокосилок, снегоуборщиков, бензопил, виброплит и т. п.)

Да, можно, если затраты на приобретение спецтехники являются экономически обоснованными.

Если приобретение данной техники связано с производственной необходимостью, то расходы на ее содержание, в том числе ГСМ, организация может учесть при расчете налога на прибыль в составе материальных затрат (п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Учесть такие расходы можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ самостоятельно разработайте нормы расхода ГСМ для газонокосилки, снегоуборщика, бензопилы, виброплиты.

Нормы списания ГСМ для данной спецтехники утвердите приказом руководителя. Для этого проведите контрольный замер расхода топлива техники из расчета ее работы в течение часа. Результаты замера оформите актом. ГСМ, использованные для работы спецтехники, спишите на основании акта.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/185546-qqqm10y16-nalog-na-pribyl-rashody-na-gsm-v-polnom-obeme

Перерасход гсм в путевом листе

ГСМ при расчете налога на прибыль

В путевом листе обязательно должна содержаться информация о расходе ГСМ. Она позволяет списать затраты в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли.

В унифицированном бланке путевого листа содержатся 3 графы, предназначенные для отражения движения ГСМ. В них необходимо указать:. На основе арифметических действий с данными показателями рассчитывается расход ГСМ по нормативу и фактически.

Просмотреть образец путевого листа с показаниями ГСМ можно ниже:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Списание ГСМ без путевого листа
  • Путевой лист: расход топлива по норме
  • Пример списания ГСМ по путевым листам
  • Особенности учета ГСМ в 2019 году
  • Искусство рулить расходами: учет ГСМ в автошколе
  • Искусство рулить расходами: учет ГСМ в автошколе

Списание ГСМ без путевого листа

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Сегодня для вас открыт бесплатный доступ к журналу «Главбух». Ваши коллеги уже сдали экзамен на профстандарт, приходите готовиться бесплатно! Проверить контрагентов.

Чтобы списать расходы на горючее, нужен правильно оформленный путевой лист. Можно использовать утвержденную форму или разработать самостоятельно. Главное, чтобы в нем были обязательные реквизиты из приказа Минтранса России от Среди них нет остатка бензина при въезде и выезде.

Но компании выгоднее внести в путевой лист расход топлива автомобиля.

Это упростит подсчет потраченного горючего. Скачать бесплатно бланк путевого листа автомобиля. Проверяющие бракуют 50 процентов первички по бензину. Унифицированный бланк путевого листа содержит специальные три графы, в которых надо записывать информацию о покупке и расходовании топлива. В графах укажите:.

Путем сложения и вычитания этих показателей в путевом листе можно определить расход горючего по норме и фактически. Образец листа с показаниями по топливу ниже.

Когда компания разработала документ сама и не включила в него графы для горючего, посчитать использованный бензин можно на основании норм расхода топлива Минтранса.

Расходы на бензин не принимайте к налоговому учету, если уже платите сотруднику компенсацию за работу на личной машине письмо Минфина России от 10 апреля г. Компенсацию за личный автомобиль можно списать только в пределах норм постановление Правительства РФ от 8 февраля г. Чиновники считают, что в эти суммы уже входят затраты работника на бензин.

Поэтому списывать в налоговом учете стоимость топлива еще раз нельзя. Выводы чиновников спорные. В Налоговом кодексе РФ нет требования о нормировании затрат на горючее.

Поэтому компания вправе признавать такие затраты полностью или разработать свои нормативы. Но при расчете налога на прибыль можно учесть только обоснованные расходы.

Поэтому на проверке инспекторы затребуют документы, подтверждающие обоснованность затрат.

Например, данные о контрольных замерах. Сложностей с подтверждением обоснованности и списанием не будет, если признавать расход топлива по путевым листам в налоговом учете по утвержденным нормам. Они приведены в распоряжении Минтранса России от 14 марта г. Нормы расходы топлива Минтранса являются базовыми и зависят от вида транспортного средства, мощности двигателя, количества поршней.

Данные чиновники закрепили как для бензинового топлива, так и для дизельного см. Также в перечне есть и исходные нормы для сжиженного нефтяного газа и сжатого природного.

Расход ГСМ по норме Минтранса — скачать полную таблицу. Кроме того, Минтранс установил разные надбавки к базовым нормативам. Выгоднее использовать сразу несколько коэффициентов, так как они суммируются.

А значит, компания сможет списать больше затрат на бензин.

Повышающий коэффициент в размере 5 процентов можно применять для машин, которые проехали более км или находятся в эксплуатации более пяти лет.

И до 10 процентов — для транспорта, который используется более восьми лет или общий пробег составляет свыше км. Для технологического транспорта максимальная надбавка составляет 20 процентов.

Речь идет о технике, которая перемещается в основном не по дорогам, а по производственным помещениям, промышленным площадкам, горным выработкам.

К таким машинам относятся горные комбайны, экскаваторы, бетоноукладчики, промышленные и строительные краны, машины для загрузки, шахтные погрузочные машины, самоходные бурильные каретки и т. Повышающие коэффициенты по бензину установлены также для городов и населенных пунктов. Например, в городах с численностью от 1 до 5 млн.

Какие надбавки действуют в других населенных пунктах, смотрите в таблице ниже.

Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем.

Учтите : есть также надбавки, которые нельзя применять одновременно. Например, зимнюю надбавку нельзя прибавить к коэффициенту, который действует для машин с кондиционером п.

Еще по этой теме в Системе Главбух :. Самый простой способ установить свои нормы расхода топлива, использовать фактические данные об израсходованном бензине из путевого листа.

Чтобы рассчитать количество горючего для конкретного автомобиля, необходимо литры топлива разделить на пройденные километры и умножить на Таким образом, компания узнает, сколько бензина необходимо автомобилю, чтобы пройти км пути.

Для более точного расчета надо использовать формулы из рекомендаций Минтранса. Для легковых автомобилей можно применять формулу:. Hsan — нормы расхода топлива на пробег автомобиля в снаряженном состоянии без груза;.

Чтобы вычислить норму расхода бензина на пробег автомобиля в снаряженном состоянии без груза, надо применять такую формулу:.

Если согласно данным путевого листа фактически израсходовано больше, чем предусмотрено нормой, получился перерасход. Если меньше — экономия. Имейте в виду: у налоговиков возникнут вопросы, если за один день водитель заправил бензина больше, чем вмещает бензобак автомобиля. Либо если за смену сотрудник израсходовал больше, чем объем бензобака.

Объяснить превышение можно тем, что водитель заправлялся несколько раз в течение дня, так как ездил далеко и истратил много горючего.

Но в этом случае у него должно быть несколько кассовых чеков на покупку горючего со значительной разницей по времени. Если чек один, возможно, часть купленного бензина он залил в канистру.

При подобных нестыковках безопаснее сразу получить у водителя письменные пояснения.

Он может составить их в произвольной форме и изложить все обстоятельства. Иначе есть риск, что налоговик исключат затраты на ГСМ и доначислят компании налог на прибыль, пени и штраф.

Источник: https://icarre95-programmelife.com/byudzhetnoe-pravo/pererashod-gsm-v-putevom-liste.php

Автомобиль директора: служебный или личный? « «Гарант-Сервис» г. Белгород

ГСМ при расчете налога на прибыль
Если автомобиль фирмы используется не только в служебных, но и в личных целях, нужно оформить правильные путевые листы. От того, по какой форме они составлены, зависит учет расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль.

Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением.

Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Как фирме подстраховаться от претензий при налоговой проверке?

Путевой лист: выбираем удобный вариант

Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.

Исходя из разъяснений налоговиков*(1) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости.

Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя*(2).

Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты*(3):1) наименование и номер;2) сведения о сроке действия;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы*(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.
Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании*(5).

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства.

Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность.

Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа*(6). Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца*(7).

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т.ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Минусы унифицированного путевого листа

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается*(8).

Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.

Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы*(9).

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным*(10).

Списание топлива — строго по норме

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»*(11).

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.

Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях*(12).

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(13).

М. Кузнецова,
аудитор аудиторской компании «Бетроен»

Экспертиза статьи:С. Родюшкин,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

«Актуальная бухгалтерия», N 6, июнь 2011 г.

*(13) письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6

Источник: http://www.belgarant.ru/articles/as150611/

Расходы на аренду автомобиля

ГСМ при расчете налога на прибыль
Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях

  1. Аренда автомобиля (в том числе личного)  •  Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст.

    632 ГК РФ).  •  Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

  2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника •  Аренда автомобиля

    Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду.

    Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.

Налогообложение

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля (в том числе сотрудника), можно учесть в сумме фактических затрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

  • затраты на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
  • страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора (Письмо УФНС России по г.

Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.1).

К таким документам, например, относятся:

  • приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается. Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.


* В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.

Выплата компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92.

Согласно постановлению нормы на выплату компенсации составляют:

  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно — 1500 руб. в месяц.

Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.

При этом представители налоговых органов считают, что сотруднику  необходимо оформлять путевые листы для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации;
  • учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль.

Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от 23.09.2013г. №03-03-06/1/39239).

Расходы на ГСМ

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/expenses_on_car_rent/

Гсм и налог на прибыль

ГСМ при расчете налога на прибыль

Наличие у организации собственного или арендованного автомобиля неминуемо сопряжено с расходами, связанными с его эксплуатацией. Основной статьей таких затрат является приобретение горюче-смазочных материалов. Как и многие другие расходы, их можно учесть при расчете налога на прибыль. О том, как это делать, и пойдет речь в нашей статье.

Экономически обоснованы и документально подтверждены

Любые расходы, принимаемые к налоговому учету, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Это следует из статьи 252 Налогового кодекса.

Под экономической обоснованностью понимается направленность затрат на цели получения компанией прибыли.

Причем такая связь расходов с планируемым доходом может быть прямой либо же косвенной, если речь идет о таких суммах, которые непосредственно не связаны с основной коммерческой деятельностью.

Документальное подтверждение предполагает, что любая сделка закрывается двумя документами – об оплате и о получении товара или услуги. Оплата в свою очередь фиксируется либо выпиской банка, либо чеком ККМ или другим допустимым при наличных расчетах документом, а приобретенные товары и услуги оформляются соответственно накладной и актом.

Расходы на покупку ГСМ в налоге на прибыль исключением не являются. Правомерность их учета в налоговой базе также необходимо подтвердить и документально оформить на случай возможной проверки.

Оформляем затраты на ГСМ

Как же подтвердить экономическую обоснованность затрат на ГСМ для налога на прибыль и оформить такие расходы документально?

Вопрос сводится к тому, какие именно объемы топлива при его заданной стоимости являются необходимыми в рамках осуществления коммерческой деятельности компании. Нормы расхода топлива в частности приводятся в Распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 года № АМ-23-р.

Хоть этот документ и не нов, контролеры рекомендуют опираться именно на него. Тем не приведенное распоряжение является лишь методическими рекомендациями по расчету объемов горюче-смазочных материалов в рамках эксплуатации конкретного автомобиля.

Так или иначе компания должна сама закрепить внутренним приказом нормы расхода бензина по имеющимся в ее распоряжении машинам.

Выглядеть этот документ может следующим образом:

Приказ № 01-3 от 11 января 2017 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1) Утвердить для автомобилей на балансе организации следующие нормы базового расхода топлива:

АвтомобильРасход топлива л/на 100 км
Toyota Land Cruiser 19,0
Ford Mondeo11,0
ГАЗ-3310420,0

2) С учетом особенностей условий эксплуатации применить к указанным нормам сезонные повышающие коэффициенты:

  • в зимний период – 1,1;
  • в летний период – 1,25.

2) Установить, что летний период длится с апреля по октябрь, зимний период – с ноября по март включительно.

Директор ООО «Альфа» ____________ Максимов П.А.

Конечно же, одних утвержденных норм расхода топлива для обоснования затрат на ГСМ в налоге на прибыль недостаточно. Итоговая сумма расходов на ГСМ будет также зависеть и от количества поездок, совершаемых на автомобиле. Они в свою очередь отражаются в путевых листах.

Существуют несколько используемых в различных случаях форм для данного документа. Утверждены они постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. Но, как известно, компания вправе разработать и собственные бланки первичных учетных документов, так что приведенные в постановлении формы не являются обязательными к использованию.

В путевом листе указывается информация о марке автомобиля, его госномере, сведения о водителе. Особенно важно расшифровать информацию о самой поездке: о месте выезда и адресу назначения, времени в пути, а также километражу.

Количество пройденных машиной километров с учетом утверждённых норм топлива в конечном итоге и позволит рассчитать расход бензина на каждый эксплуатируемый организацией автомобиль.

Далее дело за малым – подтвердить сам факт приобретения топлива.

Наличная покупка бензина предполагает выдачу кассового чека, в котором собственно и указывается стоимость бензина. В подобной ситуации наличные расходы компании оформляются с помощью авансового отчета.

Деньги на покупку ГСМ при этом выдаются сотруднику-подотчетному лицу.

Он же в свою очередь должен требовать на заправке не только кассовый, но и товарный чек или накладную на приобретаемые в каждом конкретном случае ГСМ.

Оплата топлива возможна и безналичным путем, непосредственно со счета фирмы. В подобной ситуации договор на приобретение ГСМ заключается непосредственно между юрлицами – покупателем и топливной компанией.

Последняя, как правило, выдает по итогам месяца общую накладную на весь объем проданного топлива. В учете покупателя это оформляется обычной сделкой с безналичной оплатой, а составлять авансовый отчет не требуется.

При оформленных путевых листах и имеющихся в компании нормах расхода топлива подтверждённая стоимость приобретенных ГСМ учитывается при расчете налога на прибыль.

Источник: https://spmag.ru/articles/gsm-i-nalog-na-pribyl

Расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль

ГСМ при расчете налога на прибыль

Споры с налоговой не исключены.

Расходы можно списать, даже если в путевом листе нет отметки врача. Но полностью спор не исключен. Поэтому стоит заранее подготовить аргументы в защиту. Во-первых, осмотр необходим для контроля за состоянием здоровья водителя перед выездом, а отсутствие отметок врача не означает, что расходов не было.

Во-вторых, выезд на машине без осмотра — это нарушение требований безопасности дорожного движения, но не налогового законодательства (ст. 12.31.1 КоАП РФ).

В-третьих, сами чиновники подтверждают, что ошибки в первичке, которые позволяют идентифицировать стороны сделки, наименование товаров, их стоимость, не являются основанием для отказа в принятии расходов (письмо Минфина России от04.02.15 №03-03-10/4547).

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа.

Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть).

Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.*

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна.

Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г.

№ ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра».

В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра».

Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой.

В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях.

А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования.

Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право» № 20, май-июнь 2015

«…Снимут ли инспекторы расходы по путевым листам без подписи врача?..»

«…У нас в штате много курьеров, которые ежедневно доставляют товары покупателям и пачками приносят путевые листы на служебные автомобили.

Сейчас на выездной ревизии инспекторы обнаружили, что на многих документах нет подписи врача о прохождении предрейсового медосмотра. Все остальные реквизиты в первичке в порядке.

Но мы беспокоимся, что проверяющие решат, что расходы не подтверждены. Снимут ли инспекторы расходы по путевым листам без подписей врача?..»

Из письма главного бухгалтера Светланы Луспекаевой, г. Москва

К нам обратилась читательница с вопросом, можно ли списать расходы на ГСМ по путевым листам без отметки врача о медосмотре. Ведь подпись доктора обязательна, а значит, первичка без нужного реквизита не подтверждает расходы. В ситуации разбирались специалисты Минфина, налоговики и независимые эксперты.

Олег Хороший, государственный советник РФ 3-го класса:

МИНФИН

— Само по себе отсутствие отметки врача на путевом листе не является основанием снять расходы. Но инспекторы могут усомниться в том, что работник действительно выезжал на служебном транспорте.

Ведь отметка врача означает, что водитель на законных основаниях допущен к управлению автомобилем. Если отметки нет, водитель не вправе управлять машиной. А значит, фактически не мог использовать автомобиль. Соответственно, нет и расходов.

Но если инспекторы не докажут, что поездки не было, то решение можно оспорить в управлении и суде.*

Ирина Илларионова, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:

НАЛОГОВИКИ

— Инспекторы не вправе снять расходы лишь на том основании, что в путевых листах нет отметки врача. Подпись врача говорит лишь о том, что водитель здоров и готов управлять автомобилем.

Но она не подтверждает факт поездки, количество потраченного бензина, пройденное расстояние и т. п.

Поэтому, даже если работник управлял автомобилем без освидетельствования, это не значит, что расходы фиктивны или завышены.*

Елена Лысова, генеральный директор Консалтинговой группы «ТАКО»:

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

— Отметка врача о прохождении медосмотра — обязательный реквизит путевого листа. Это следует из пункта 7 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152.

И по формальным основаниям инспекторы могут снять расходы, так как документ не соответствует законодательству.

* Но если в путевом листе есть сведения о расходе и остатках горючего, пробеге, то он подтверждает расходы даже без подписи врача.

Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ „ИНВЕСТАУДИТТРАСТ“»:

— Инспекторы не вправе снять расходы, даже если в путевых листах нет подписи врача. Во-первых, освидетельствование необходимо для сотрудников с должностью «водитель», а не всех, кто управляет автомобилем. Во-вторых, для признания расходов на бензин достаточно, чтобы в путевом листе были сведения о маршруте, пробеге автомобиля, расходе топлива и его остатках в баке.*

Людмила Хроколо, руководитель юридического отдела «УНП»:

НАШЕ МНЕНИЕ

— Расходы можно списать, даже если в путевом листе нет отметки врача. Но полностью спор не исключен. Поэтому стоит заранее подготовить аргументы в защиту. Во-первых, осмотр необходим для контроля за состоянием здоровья водителя перед выездом, а отсутствие отметок врача не означает, что расходов не было.

Во-вторых, выезд на машине без осмотра — это нарушение требований безопасности дорожного движения, но не налогового законодательства (ст. 12.31.1 КоАП РФ).

В-третьих, сами чиновники подтверждают, что ошибки в первичке, которые позволяют идентифицировать стороны сделки, наименование товаров, их стоимость, не являются основанием для отказа в принятии расходов (письмо Минфина России от04.02.15 №03-03-10/4547).*

Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право» № 45, декабрь 2015

В путевом листе обязательны отметки о медосмотрах

«…У нас три магазина. Купили грузовую „Газель“, чтобы развозить товар по точкам. Разработали свою форму путевого листа. Включать ли в эту форму отметки о медосмотрах водителей?..»

— Из письма главного бухгалтера Веры Полетаевой, г. Тосно

Вера, безопаснее включить в путевой лист сведения об осмотрах.

Компания вправе сама разработать форму путевого листа. Но в этом документе должны быть дата и время предрейсового и послерейсового медосмотров. Это обязательный реквизит, который предусмотрен в пункте 7 приказа Минтранса России от 18.

09.08 № 152. Если таких сведений не будет, то инспекторы могут усомниться в том, что работник выезжал на служебном транспорте. Ведь без осмотра водитель не вправе управлять машиной. Поэтому есть риск, что инспекторы снимут расходы.

*

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/201726-qqqm2y17-rashody-na-gsm-pri-raschete-naloga-na-pribyl

Страж закона
Добавить комментарий